Egyéb technikai berendezések
A komputerek használata már szinte nélkülözhetetlen a mai rendezvényeken. A szervezők adatfeldolgozási és adattárolási feladatait segíti, de ezenkívül a konferenciaanyagok leírásához, új anyagok (pl. vendégelőadó által hozott előadásvázlat) nyomtatásához hasznos eszköz.
Hivatalos nagy létszámú rendezvényeken ajánlott fénymásoló gép beállítása a háttérbe, hogy az elfogyott anyagokat, szórólapokat azonnal pótolni tudjuk.
Indokolt lehet egyes rendezvényeken az írógép használata, bár ezek a számítógép elterjedésével egyre elavultabb eszköznek számítanak.
Egyes nagyobb, többhelyszínes rendezvényeken, a termeken kívül zárt láncú tévéadás formájában monitorokon, kivetítő vásznakon is nyomon lehet követni az eseményeket. Ezek a berendezések azonban igen költségesek.
Fénytechnikai eszközök
A rendezvényeken nagy mennyiségű technikai apparátust kell használni. Ezek közé tartozik a fénytechnika is.
Az alapfény megalapozhatja a termek hangulatát. Például sárga fényt használhatunk egy esti, szórakoztató rendezvényen, de egy hivatalos tárgyaláson, vagy egy konferencián nem ajánlatos, mert álmosító hatása lehet. Neonfény vibrálása szintén zavaró a szemnek. Az egyedi lámpaburák használatával szintén nagyon jó hatást érhetünk el.
Az alapfényeken kívül fontos szerepe van a kiegészítő fényeknek. Szakavatott emberek által kezelt fénytechnika nagyon hatásos lehet. Kiemelhetők bizonyos teremrészletek, a dekoráció, a színpad, vagy emelvények, ha vannak. Modernebb fénytechnikai eszközökhöz tartoznak a körtárcsás színváltós fényvetők, a színezhető fejgépek, a szabályozott mozgású fények. A rendezvény költségvetésétől függően érdemes fénytechnikára szakosodott szakemberek alkalmazása.
Fénytechnikai eszköz még a gyertya is. Ennek a hangulatos elemnek a használatakor nagyon körültekintőnek kell lenni tűzveszélyessége miatt.
Hangeszközök
A modern technika például egy tárgyalás rendezésénél alapvető követelmény. Egy hivatalos, tudományos vagy politikai rendezvényen elengedhetetlen a fejlett, jól összehangolt és működő hangtechnika. Fontosak a mikrofonok, hangszórók, esetleg tolmácsberendezések jó minősége, elhelyezése, ezek elengedhetetlen feltételei a nagy létszámú kommunikációnak.
Mikrofonok fajtái: asztali, álló, csíptethető, és a legösszetettebb a vitaberendezés, amikor 2-3 embernek van egy mikrofonja egy nagyobb összejövetelen, és gombnyomással lehet jelezni a felszólalási szándékot. Erre akkor van szükség, amikor a résztvevők jól látják egymást, de messze vannak egymástól ahhoz, hogy hangosítás nélkül tudjanak vitázni.
Sokszor a zenei aláfestésekhez, CD-k lejátszásához, esetleg az elhangzottak rögzítéséhez is lehetőséget kell biztosítani különböző hangtechnikai eszközökkel. Általában csak a nagyobb konferenciatermekben vannak külön hangstúdiók.
Nemzetközi konferenciákhoz sokszor van szükség tolmácsberendezésekre. Ezek a berendezések igen költségesek. Az ülések megrendezésére használt termekben általában vannak tolmácsfülkék, ahol a tolmácsok ülnek és fordítanak annak, aki egy fejhallgatón keresztül hallgatja azt. Ha nincs előre beépített fülke, lehet mobilfülkéket is alkalmazni. Ekkor nagyon oda kell figyelni a fülkék hangszigetelésére.
Képi megjelenítő eszközök
A rendezvények jellegétől függően különböző képi megjelenítő eszközökre lehet szükség.
Egy szórakoztató eseményen jól használhatók az állóképes diavetítők. Ezek segítségével egy nagy méretű falat színessé varázsolgatunk festés, anyagráfordítás nélkül. Különböző reklámok kivetítése is olcsóbb, mint poszterek készítése. Egyre több cég foglalkozik dekorációs vetítésekkel, érdemes alkalmazni őket, ha a helyszín megengedi.
A képi információ, a hang-kép kombináció a megértést segíti. Ezek használata hasznos beszédek alatt, termékbemutatókon, konferenciákon és más jellegű rendezvényeken, ahol előadást tartanak.
A vetítés különböző eszközei: írásvetítő (fóliáról való kivetítés), diavetítés (illusztrációk az előadás szövegéhez), filmvetítés, projektoros vetítés laptopról, PC-ről. Képi megjelenítő eszközökhöz soroljuk a vetítővásznat, a mutatópálcát, amelyek megkönnyítik az előadó munkáját.