Rendezvényszervezés mint szolgáltatás
A rendezvények az ügyfelekkel, partnerekkel való kapcsolattartás és az együttműködés erősítésének egyik leghatékonyabb eszköze. A rendezvények során alkalom nyílik a mindennapi munkafolyamatokon kívüli információcserére, informális beszélgetésekre. A fogyasztóknak szervezett rendezvények pedig a termékek értékesítésében jut fontos szerephez. A megfelelő időpont és helyen tartott rendezvények nagy mértékben segíthetik a vállalat sikerességét és hatékony működését.
A rendezvényszervezéssel kapcsolatos szolgáltatások magukban foglalják a rendezvénnyel kapcsolatos tanácsadást (ötletek helyszínre, programokra), az ellátás megszervezését, a program elkészítését, a rendezvény közvetítésének megszervezését, a meghívók, névtáblák, látogatókártyák grafikai tervezését és kivitelezését, a nyomdai anyagok megjelenés előtti ellenőrzését, a nyomdai megrendelést, az értesítéseket, a helyszíni regisztráció ellátását, az előadók felkészítését és a rendezvény lebonyolítását.
Rendezvényszervezéssel kapcsolatos szolgáltatások
A rendezvényszervezéssel kapcsolatos szolgáltatások egyaránt vonatkozhatnak külső és belső vállalati rendezvényekre is. A belső rendezvények a vállalat dolgozóinak rendezett események, melyek lehetnek szakmaiak (stratégiai megbeszélések és előadások, konferenciák) vagy informálisak (mint például a karácsonyi ünnepség). Céljuk a csapatépítés, az együttműködés és hatékony kommunikáció elősegítése és a szakmai közösségek kialakulásának támogatása. A külső rendezvények partnereknek és ügyfeleknek szól, céljuk a kapcsolatépítés és kapcsolatápolás. Külső rendezvények esetében megkülönböztetünk bemutató típusú rendezvényeket, konferenciatípusú rendezvényeket és sajtórendezvényeket.
A bemutató típusú rendezvények célja, hogy közelebb hozza a partnereket a vállalattal, potenciális ügyfeleket tárjon fel, ismertesse a vállalat jövőbeli terveit, fejlődési lehetőségeit. Ilyenek például a promóciós rendezvények, termékbemutatók, szakmai szemináriumok, workshop-ok. A konferenciatípusú rendezvények általában egy adott téma vagy probléma megvitatására vagy megoldására irányulnak. Ilyenek a konferencia, szakmai nap, kiállítás, road show, jótékonysági események, stb. A sajtórendezvények, mint a neve is mutatja, a sajtóval való kapcsolattartást segíti elő, ezek a sajtótájékoztatók, sajtóklubok, sajtókonferenciák, sajtóebédek és vacsorák.