Körlevél meghatározása, használata

Gyakran előfordul, hogy több embernek hasonló, illetve csak részben eltérő tartalmú levelet szeretnénk küldeni. Az ilyen leveleket nevezzük körlevélnek. A Word Körlevél funkciója nagyban megkönnyíti az ilyen levelek elkészítését.
A körlevél készítéséhez a Microsoft Word programot használjuk.

Adatforrás és törzsdokumentum

Körlevél alapdokumentumai

A Wordben egy körlevél készítéséhez két dokumentumra van szükségünk. Az egyik a levél állandó szövegét, a másik a változó adatok listáját tartalmazza. Előbbit törzsdokumentumnak, az utóbbit adatforrásnak nevezzük. A körlevél egyes személyre szabott példányai e két dokumentum adatainak összefésülésével állíthatók elő.

Adatforrás előállítása belső adatokból

Az adatforrás egy egyesített dokumentumba beillesztendő információkat tartalmazó fájl. Ilyen lehet például a körlevélhez használt név- és címlista. Az információk használata előtt kapcsolódni kell az adatforráshoz

Körlevelek létrehozásához szinte bármilyen típusú adatforrás használható.
• Microsoft Outlook névjegyalbum
Az Outlook névjegyalbumból közvetlenül lekérhetjük a partnerek adatait.
• Microsoft Office címlista
Ritkán használt rövid, egyszerű listák esetén ez a legjobb választás.
• Microsoft Excel munkalap vagy Microsoft Access adatbázis
Adatforrás táblázat
Excel használatakor bármely munkafüzetet vagy a munkafüzeten belüli, névvel ellátott tartományt kijelölhetünk adatforrásként.
Access esetén bármely, az adatbázisban definiált táblát vagy lekérdezést. Lekérdezések használatával kereshető ki egy adatforrásból azok a rekordok, amelyek a megadott feltételeknek megfelelnek. A lekérdezések feltételei
tartalmazhatnak műveleti jeleket, idézőjeleket, helyettesítő karaktereket és zárójeleket. A kívánt adatokat lekérhetjük egy külső adatforrásból is.

Adatforrás előállítása külső adatokból

A külső adatforrás a felhasználó által elérni kívánt adatokat szolgáltató adatforrás, például Microsoft Excel lista vagy Microsoft Access adatbázis.
• Egyéb adatbázis-fájlok
Adatforrás, amelyhez az Adatkapcsolat varázsló segítségével csatlakozhatunk. Az adatbázisforrások az Adatforrás kijelölése párbeszédpanelen érhetők el, ahonnan az Új adatforrás gombra kattintva indíthatjuk el az Adatkapcsolat varázslót.
• HTML-fájl
A webes dokumentumokhoz használt szabványos leíró nyelv. A HTML különböző címkéi azt adják meg, hogy a böngésző hogyan jelenítse meg a weblap elemeit (szöveget és képeket), valamint hogyan reagáljon a felhasználói műveletekre. Ez esetben a táblázat első sora az oszlopok nevét, a többi sor pedig az adatokat kell hogy tartalmazza.
• Egyéb típusú elektronikus címjegyzék
Microsoft Outlook címjegyzék.
Microsoft Schedule+ 7.0 címlista.
Microsoft Exchange kiszolgálóhoz történő használatra létrehozott személyes címjegyzék.
• Microsoft Word adatforrás vagy táblafej
A dokumentumnak egyetlen táblázatot kell tartalmaznia, ahol az első sornak a címsorokat, a többi sornak pedig a körlevélbe felvenni kívánt rekordokat kell tartalmaznia.
Táblafejforrást is használhatunk adatforrásként, amely a táblafejet (táblafejrekordot) tartalmazó dokumentum, amely egy körlevél törzsdokumentumához megadott adatforrással együtt használható.
• Szövegfájlok
Minden olyan szövegfájl használható, amelyben az adatmezők tabulátorjelekkel vagy vesszőkkel, az adatrekordok pedig bekezdésjelekkel vannak elválasztva, illetve tagolva.

Adattáblázat elemei

Az adatmező olyan adattípus, amely egy adatforrás egy oszlopának felel meg. Az egyes adatmezők neve az oszlopok tetején, a táblafejben látható. Az „Irányítószám” és a „Vezetéknév” nevek például adatmezők nevei lehetnek.

Adattáblázat elemei

Az adatrekord: Egymáshoz kapcsolódó adatok teljes készlete, amely az adatforrás egy sorának felel meg. Adatrekord például egy ügyfél összes adata egy levelezési címlistában.

Gyakran előfordul, hogy több embernek hasonló, illetve csak részben eltérő tartalmú levelet szeretnénk küldeni. Az ilyen leveleket nevezzük körlevélnek. A Word Körlevél funkciója nagyban megkönnyíti az ilyen levelek elkészítését.

Az adatforrás egy egyesített dokumentumba beillesztendő információkat tartalmazó fájl. Ilyen lehet például a körlevélhez használt név- és címlista. Az információk használata előtt kapcsolódni kell az adatforráshoz

A külső adatforrás a felhasználó által elérni kívánt adatokat szolgáltató adatforrás, például Microsoft Excel lista vagy Microsoft Access adatbázis.

Az adatmező olyan adattípus, amely egy adatforrás egy oszlopának felel meg. Az egyes adatmezők neve az oszlopok tetején, a táblafejben látható.

Az adatrekord: Egymáshoz kapcsolódó adatok teljes készlete, amely az adatforrás egy sorának felel meg. Adatrekord például egy ügyfél összes adata egy levelezési címlistában.