Adatforrás létrehozása

A körlevél készítésének első lépése a változó adatok listáját tartalmazó táblázat létrehozása.
• Ezt a táblázatot létrehozhatjuk a Word, Táblázat beszúrás funkcióval.
• Használhatunk külső adatforrást, például Excel táblát is. A táblázat egy adatbázis táblához hasonlóan épül fel, az oszlopok az azonos típusú adatokat, a sorok a logikailag összetartozó információkat tartalmazzák. A táblázat oszlopait mezőknek, sorait rekordoknak nevezzük.

Adatforrás elemei

Táblázat formátumozása

A táblázat első sora a mezők neveit tartalmazza. A táblázatba bevitt adatok formátumozására nincs szükség, a levélben szereplő adatok végső formátumát a törzsdokumentumban határozzuk meg.

Adatforrás fájl tartalma

Fontos, hogy az adatforrás dokumentum csak és kizárólag a táblázatot tartalmazza, mert már egy felesleges üres bekezdés is hibát okozhat a körlevél készítésekor. Tehát a táblázat előtt vagy után semmilyen szöveg vagy üres sor ne legyen. A táblázat adatokkal való feltöltése után le kell menteni a számítógép háttértárára.

Adatforrás mentése

Adatforrás értelmezése a törzsdokumentumban

Az adatforrás egy olyan fájl – például egy Microsoft Outlook névjegyalbum –, amely az egyesített dokumentumokban eltérő adatokat tartalmazza.

A táblázat oszlopait mezőknek hívjuk.

A táblázat sorait rekordoknak nevezzük.