Választó lekérdezés létrehozása

A választó lekérdezés egy vagy több rekordforrásból származó adatokat jelenít meg. A választó lekérdezések a táblák, illetve az adatbázis tartalmát nem változtatják meg, a felhasználók azonban – bizonyos korlátok között – módosíthatják a lekérdezés eredményeként kapott rekordokat.
Új lekérdezés létrehozásához álljunk az adatbázisablak Lekérdezés objektum elemére.
Választó lekérdezés nézetválasztása Adjuk ki a Beszúrás menü Lekérdezés parancsát, vagy kattintsunk az adatbázisablak Új gombjára. A megjelenő Új lekérdezés panelen válasszuk a Tervező nézet listaelemet, majd kattintsunk az OK gombra.

Választó lekérdezés létrehozása

Rekordforrás hozzáadása a lekérdezéshez

A lekérdezés alapjául szolgáló táblákat vagy lekérdezéseket a Tábla megjelenítése párbeszéd panel segítségével adhatjuk hozzá a lekérdezéshez. Ez a párbeszéd panel a lekérdezés létrehozásakor automatikusan megjelenik.
Választó lekérdezés tábla hozzáadás Több objektum kijelölését a CTRL gomb segítségével kezdeményezhetjük. A kijelölt objektumokat a Hozzáadás gombbal adjuk hozzá a lekérdezéshez.
A panelt az objektumok felvétele után a Bezárás gombbal zárjuk be. A felvett rekordforrások és a közöttük esetlegesen fennálló kapcsolatok az ablak felső részén jelennek meg.
Lekérdezés példa4 Amennyiben szükséges, a lekérdezésbe felvett rekordforrások közti kapcsolatokat – a Kapcsolatok ablakban megismert módon – tetszőlegesen módosíthatjuk. Ebben az esetben azonban a táblák közti kapcsolatok módosításai kizárólag az aktuális lekérdezésre vonatkoznak.
Fontos, hogy a lekérdezésbe felvett minden tábla között definiáljuk a kapcsolatokat, ellenkező esetben a lekérdezésben szereplő egyik tábla minden rekordja a másik tábla minden rekordjával kapcsolatba kerül.
Ha a szükségesnél több rekordforrást vettünk fel, a feleslegeseket kijelölés után a Szerkesztés menü Törlés parancsával vagy a billentyűzet DELETE billentyűjével törölhetjük.
Rekordforrás törlése Abban az esetben, ha további rekordforrásokra lenne szükségünk a lekérdezéshez, használjuk a Lekérdezés menü Tábla megjelenítése parancsát, a helyi menü Tábla hozzáadása parancsát vagy a Lekérdezéstervezés eszköztár Tábla megjelenítése gombját. A megjelenő Tábla hozzáadása panelen jelöljük ki és vegyük fel a szükséges rekordforrásokat.

Mezők hozzáadása a lekérdezéshez, mezők áthelyezése és törlése

A lekérdezésben használni kívánt mezőket az ablak alsó részén látható tervezőrácsba kell felvennünk.
Mezőt úgy vehetünk fel a tervezőrácsba, ha kettőt kattintunk a rekordforrásban a mezőre, vagy Fogd és vidd módszerrel áthúzzuk a szükséges mezőt a rácsba, esetleg a tervezőrács Mező sorának legördülő listájában kiválasztjuk a mezőt. Több mezőt egyszerre a CTRL és SHIFT billentyűk segítségével jelölhetünk ki.
A mező felvételekor a Tábla sor automatikusan kitöltődik.
Mező áthelyezése Ha a Tábla sor nem látszik a képernyőn, megjelenítéséhez kattintsunk a Nézet menü Táblanevek parancsára.
A mezők sorrendjének megváltoztatása a Tervezőrácsban a Fogd és vidd módszerrel történhet. Jelöljük ki az áthelyezni kívánt mezőt a mező neve feletti kijelölő sávra kattintva.
Mezősorrend változtatása Ezt követően az egér bal gombjának nyomva tartása közben húzzuk a mezőt a kívánt helyre.
Mezősorrend változtatása fogd és vidd módszerrel A mező tervezőrácsból való törléshez jelöljük ki a mezőt a felette lévő szürke kijelölő sávra kattintva, majd használjuk a Szerkesztés menü Oszlopok törlése parancsát vagy a billentyűzet DELETE gombját.

Rendezési mód beállítása a lekérdezésnél

A tervezőrács Rendezés sorában a kiválasztott mező szerinti rendezést adhatunk meg. A mező rendezése lehet növekvő vagy csökkenő.
Rendezési mód Amennyiben több mezőre állítunk be rendezést, a program a rekordok rendezésénél a tervezőrácsban való elhelyezkedésüket veszi figyelembe balról jobbra haladva. Tehát az Access először a bal oldali oszlop tartalmát rendezi sorba, majd – ha ez az oszlop ismétlődő értékeket tartalmaz – az érintett rekordok sorrendjét a következő oszlop tartalma alapján dönti el. Ha a második oszlop is tartalmaz ismétlődő értékeket, a program tovább lép a következő oszlopra és így tovább.

Szűrőfeltételek megadása a lekérdezésnél

A tervezőrács Feltétel sorában adjuk meg a rekordok megjelenítési feltételeit. Itt a szűrésekhez hasonló módon szerkeszthetjük meg feltételeinket.
Az egy sorban levő feltételek között ÉS kapcsolat van, tehát ezeknek egyszerre kell teljesülniük, a sorok kritériumai között pedig VAGY kapcsolat van, azaz elegendő, ha bármely sor minden megadott feltétele teljesül. Az alábbi példában Kis Sándor Benedek 1995-ben, vagy azelőtt, illetve Györgyi Krisztián 2000-ben, vagy azt követően kiadott műveit jelenítjük meg.
Összetett feltétel ÉS illetve VAGY kapcsolatban lévő feltételeket egyetlen rovatba is begépelhetünk az AND illetve az OR logikai operátorok használatával.
Like karakterei Operátorok Relációjelek Lekérdezés példa Logikai operátorok Ha olyan lekérdezést készítünk, amely SQL szerverről dolgozik, a * csillag helyett a % százalék, a ? kérdőjel helyett az _ aláhúzás jelet kell használnunk.

Lekérdezés a gyakorlatban

Az alábbiakban a három leggyakrabban használt operátor, a LIKE, a BETWEEN és az IN használatára mutatunk be példákat.
A LIKE lekérdezés segítségével Merle összes, az adatbázisban található könyvét listázhatjuk ki.
Lekérdezés példa1 A BETWEEN operátor használatával az 1998 és 2000 között kiadott műveket keressük ki. Mint láthatjuk, a BETWEEN 1998 AND 2000 feltétel lényegében a >=1998 AND <=2000 feltételt helyettesíti.
Lekérdezés példa2 Az IN operátorral például megjeleníthetjük az 1983, 1995, illetve 2001-ben kiadott könyvek listáját. A példában szereplő IN (1983; 1995;2001) feltétel az 1983 OR 1995 OR 2001 feltételnek felel meg.
Lekérdezés példa3 Végezetül lássunk egy összetettebb lekérdezést. A LIKE operátorok segítségével kilistázhatjuk azoknak a könyveknek az adatait, amelyeket 2003-ban kölcsönöztek ki és címükben szerepel a Windows vagy Word kifejezés.

Választó lekérdezés tervezése

Mezők elrejtése és megjelenítése

Alaphelyzetben minden, a tervezőrácsba felvett mező megjelenik a lekérdezés Adatlap nézetében.
Amennyiben egy mezőt csak feltétel megadásához szeretnénk felhasználni, kapcsoljuk ki a tervezőrács Megjelenítés sorában a mezőhöz tartozó jelölőnégyzetet.

Megjelenítés

A lekérdezés futtatása

Nézetválasztó gomb

Futtatás gomb

Lekérdezés mentése

A kész lekérdezés mentését a Lekérdezéstervezés eszköztár Mentés gombjával vagy a Fájl menü Mentés parancsával kezdeményezhetjük.
A megjelenő Mentés másként panelen adjuk meg a lekérdezés nevét, majd kattintsunk az OK gombra.
A lekérdezések mentésekor az Access a lekérdezést saját logikájának megfelelően módosítja, optimalizálja – például a lekérdezésben szereplő felesleges mezőket törli –, így előfordulhat, hogy a lekérdezés újbóli megnyitásakor a lekérdezésben megadott feltételek nem teljesen az általunk megadott formában vagy elrendezésben jelennek meg. Ez természetesen a lekérdezés eredményét nem befolyásolja.

Lekérdezés bezárása

A lekérdezést a Fájl menü Bezárás parancsával vagy a Lekérdezés ablak Bezárás vezérlőgombjával zárhatjuk be. Ha még nem mentettük el a lekérdezést vagy az utolsó mentés óta módosításokat végeztünk benne, a program rákérdez, hogy szeretnénk-e menteni a módosításokat. A módosítások mentéséhez kattintsunk az Igen gombra. A Nem gomb használata esetén a lekérdezést a változások mentése nélkül zárja be a program. A Mégse gombot választva visszatérhetünk a lekérdezés szerkesztéséhez.

A választó lekérdezés egy vagy több rekordforrásból származó adatokat jelenít meg. A választó lekérdezések a táblák, illetve az adatbázis tartalmát nem változtatják meg, a felhasználók azonban – bizonyos korlátok között – módosíthatják a lekérdezés eredményeként kapott rekordokat.