Egyszerű adatbázis Excelben

Az Excel adatbázis-kezelő funkciója csak korlátozott lehetőségeket biztosít a kifejezetten adatbázis-kezelés céljára készített programokhoz képest.

Adatbázis felépítése

Az Excelben létrehozott adatbázis egy kötött formátumú táblázat. A táblázat egyes oszlopai azonos típusú adatokat tartalmaznak, ezeket mezőknek nevezzük. Az oszlopok első sorában az oszlopok azonosítására szolgáló, úgynevezett mezőnevek találhatók. A sorok a logikailag összetartozó adatokat tartalmazzák, ezek a rekordok. Az adatbázis lehetőség szerint ne tartalmazzon üres oszlopokat és sorokat.

Mezők és rekordok

Az adatbázis létrehozása a mezőnevek begépelésével kezdődik. Egy adatbázist célszerű elkülönítve, önálló munkalapon létrehozni. A rekordokat az adatok begépelésével vagy űrlap segítségével is kialakíthatjuk.
Ha az adatbázis még üres, az adatbeviteli űrlap megjelenítéséhez álljunk valamelyik mezőnévre, és adjuk ki az Adatok menü Űrlap parancsát. Ha az adatbázis már tartalmaz rekordokat, az adatbázis bármely kitöltött cellájában állhatunk.
Adatok menü űrlap parancsa, üres tábla A megjelenő párbeszéd panel címsorában az adatbázist tartalmazó munkalap nevét látjuk.
Az űrlap rovatai az adatbázis mezőinek felelnek meg. Az űrlap rovatai közül a TAB és a SHIFT+ TAB billentyűkkel, illetve az egér segítségével választunk. Az űrlapon egyszerre csak egy rekord tartalma jelenik meg. Az aktuális rekord sorszámát és az adatbázis rekordjainak számát a panel jobb felső sarkában olvashatjuk.
Adatok menü űrlap parancsa, kitöltött űrlap Új rekord bevitelekor a sorszám helyén az Új rekord felirat látható. A rekordok között a fölfelé és lefelé kurzormozgató billentyűkkel, az ENTER és SHIFT+ENTER billentyűkombinációval, illetve a párbeszéd panelen látható gördítősávval lépegethetünk.
Új rekordot legegyszerűbben az Újat gombra kattintva hozhatunk létre. A rovatokba a hagyományos módon gépeljük be a szükséges adatokat. Az adatbevitel után a lefelé mutató nyíllal vagy az ENTER billentyűvel a következő rekordra ugorhatunk.
Az aktuális rekord a Törlés gombra kattintva törölhető. Ekkor a rekord véglegesen elvész, melyre az Excel az alábbi panellel figyelmeztet.
Törlési figyelmeztetés Egy rekord módosítás előtti állapotát a rekord elhagyása előtt az Előző állapot gombra kattintva állíthatjuk vissza.