A csatorna lényegesen módosíthatja a szöveg formáját és tartalmát. Ha táviratot küldünk, sokkal tömörebben és nyelvtanilag kevésbé szabályosan fogalmazunk, mint ha módunkban van hosszabb levelet írni vagy telefonon beszélgetni. Másképp tájékoztatnak bennünket ugyanazokról az eseményekről az újságok, a rádió, a televízió vagy a témát feldolgozó regény, esetleg egy résztvevő, aki élménybeszámolót tart.

A helyszínnek fontos szerepe van a közlésfolyamatban s a szöveg megformálásában. Természetesen befolyásolja a szöveg tulajdonságait, hogy milyen országban, tájon, településen, helyiségben zajlik a kommunikáció, illetőleg hogy a szövegben milyen helyekről, körülményekről esik szó.

Az idő tényező a helyhez hasonlóan fontos a szöveg megformálása szempontjából. A szövegre jellemző keletkezésének és elhangzásának ideje, és az is meghatározó, hogy a beszélő és a hallgató egy időben jelen vannak-e a közlésfolyamatban, vagy időben távol állnak egymástól (pl. az olvasó olyan könyvet olvas, melynek szerzője már nem él).

M egnyilatkozásaink célja nagyon sokféle lehet: beszélgethetünk pusztán a csevegés, időtöltés szándékával éppúgy, mint a beszélgetőtárs tanítása, meggyőzése céljából. Lehet a közlésfolyamat célja a szórakozás vagy a cselekvésre való felhívás is. A beszélő szándéka lehet az értelemre vagy az érzelmekre hatás egyaránt.

A nyelv alkalmas bármely tárgy, téma ábrázolására (hétköznapi élet, munka, tudomány, kultúra stb.), a keletkező szövegek tehát rendkívül sokfélék lehetnek a témájuk alapján.

A kommunikáció tényezői kölcsönösen meghatározzák egymást: tudományos témáról cseveghetnek a kutatóintézetben baráti beszélgetés során, lehet tanítani gyerekeknek, tudományos értekezést, könyvet lehet róla írni, lehet tudományos- fantasztikus regény témája, írhatunk róla levélben, műholdas konferenciát lehet róla tartani stb.

Ezek a tényezők döntenek a közlésfajtáról is, meghatározzák, hogy a beszélő monológot mond, párbeszédet folytat, másoktól szó szerint idéz vagy függőbeszédet alkalmaz, elbeszélő, leíró vagy éppen értekező módszerrel közöl valamit az adott témáról érzelemmentes vagy éppen ellenkezőleg érzelmileg erősen színezett szöveg formájában.

A nyelvi megformálás szempontjai szerint vizsgálhatjuk a szövegek tartalmi-szemantikai síkját, stílusát vagy formai jellemzőit, s bármelyik alapján osztályozhatjuk őket. A tartalom alapján történő osztályozás szorosan összefügg a nyelven kívüli tényezőkkel, ilyenkor tematikájuk szerint csoportosítjuk a szövegeket. A formai osztályozás történhet a betűrend, a terjedelem, a szóbeli vagy írott, a prózai vagy verses forma, a megszerkesztettség foka stb. szerint. A nyelven kívüli elemek és a szövegelőzmény (szövegkörnyezet) együttesen határozzák meg a szövegkohézió mértékét és formáját: a szöveg lehet kötött (pontosan szerkesztett fejtegetés, vers stb.), részlegesen kötött (gondolati kitérőkkel tarkított, nőiesen fecsegő, műveletlen, laza fogalmazású stb.) vagy kötetlen (összefüggéstelen jelsorozat, gondolatrohanás, elmebetegek beszéde stb.).
A nyelven kívüli és a nyelvi szempontok együttesen alakítják ki a szöveg típusát, amelyet aztán egyéni vonások alakítanak (vö. egyéni stílus). A szövegfajtákkal foglalkozó tudományág a szövegtipológia.