Írott szöveget többféle módszerrel is előállíthatunk. Leírhatjuk gondolatainkat egy papírra, ez egyszerű és gyors megoldás, de esetleg az elkészült mű nem lesz tetszetős, továbbá problémát jelenthet az utólagos módosítás. Az egységesebb írásképet segítheti, ha írógéppel készítjük el a dokumentumot, de megoldás lehet a számítógépen futtatható szövegszerkesztő program használata is. Ez utóbbi előnye, hogy művünk kinézete, formája és tartalma utólag is változtatható.
A szövegszerkesztés folyamata, a dokumentumok elkészítése egymásra épülő lépésekből áll.
Első lépésként indítsuk el a szövegszerkesztő programot, és állítsuk be a dokumentum elkészítéséhez szükséges munkakörnyezetet. Egy egyszerűen kezelhető szövegszerkesztő programot a Windows operációs rendszer is tartalmaz. A Wordpad programot Indításához a Start menü Minden program menüpontjából válasszuk a Kellékek-et, ott pedig kattintsunk a Wordpad menüpontra.
Win XP: A program ablakának kinézetét a Nézet menüpontban határozhatjuk meg, az egyes lehetőségek kiválasztásával. Kattintsunk a megfelelő menüpontra, és megjelenik, vagy eltűnik előle a pipa, ezzel együtt az ablak meghatározott eleme is.
Az eszköztár a felső sorban néhány művelet, például a nyomtatás indítását segíti. Alatta a formátumsor szövegünk kinézetének beállítását segíti, a vonalzó például a képzeletbeli papíron segít tájékozódni. Az állapotsor általában alul látszik, itt különféle információkat olvashatunk.
Win 7: Mivel a kezdőlap menüben induláskor szinte minden eszközt látunk, a program ablakának kinézetét leginkább csak formailag befolyásolhatjuk. Az ikonra jobb egérgombbal kattintva, az így legördülő helyi menü segítségével felvehetjük a gyorselérésű eszköztárba. Ez alapból a Címsor rovására gyarapszik, de a helyi menü felajánlja a lehetőségeta gyorselérésű eszköztár menüszalag alatti önálló megjelenésére is. Ennél a wordpad változatnál a Nézet menünek igen kevés szerepe van a megjelenésben (pl állapotsor és vonalzó láthatósága).
Második lépésként következik a szöveg bevitele, amely történhet begépeléssel vagy meglévő dokumentum felhasználásával. Gépelésnél a betűket tartalmazó billentyűk kisbetűt, a számokat tartalmazók pedig a számokat jelentetik meg. Ha lenyomva tartjuk a Shift billentyűt, – amin lehet hogy csak egy felfelé mutató nyíl van –, akkor nagybetűket, illetve a számbillentyűk írásjeleit kapjuk. Ha egy billentyű jobb alsó sarkában is szerepel valamilyen jel, akkor az Alt Gr billentyűvel együtt lenyomva jelentethetjük meg. Például az É billentyű egyedül é-t, Shift-tel együtt É-t. Alt Gr-rel együtt $ jelet ad.
Harmadik lépés a mentés, azaz a háttértáron való rögzítés. Ha szövegünket tartalmilag megalkottuk, esetleg több oldalt begépeltünk, azaz már körülbelül húszpercnyi munkával végeztünk, bosszantó lenne, ha eddigi fáradozásunk füstbe menne valamilyen váratlan műszaki hiba miatt. Ezt a Fájl menü Mentés pontjával, vagy a nyomógomb eszköztár (Win XP) illetve gyorselérésű eszköztár (Win 7) hajlékonylemez gombjával is elvégezhetjük.
Első mentésnél meg kell adni a leendő dokumentum helyét, és nevét. Későbbi mentésnél már nem, de ilyenkor az előző dokumentum elvész, csak a legújabb verzió marad meg. Ha az eredetire is szükségünk van, akkor a módosított dokumentumot a Fájl menü (Win XP) illetve Wordpad gombbal lenyitható menü (Win 7) Mentés másként menüpontjával mentsük.
Negyedik lépésként ellenőrizzük a szövegünk tartalmát, végezzük el a szükséges javításokat. Ez általában helyesírási és nyelvhelyességi ellenőrzést jelent. Ezután újabb mentés következik.
Az ötödik lépés a formázások elvégzése, amellyel szövegünk külalakján módosítunk. Ehhez például lenyomott egérgombbal húzzuk végig a kurzort a formázandó szövegrészen, és válasszunk a Formátumsor lehetőségeiből, például Arial helyett a mellette levő kis nyílra kattintva más fajtájú betűt. Természetesen ezután is mentünk.
Hatodik lépésként következik az elkészült dokumentum nyomtatása, elektronikus postázása vagy végső mentése beépített vagy hordozható adattárolóra, attól függően, hogy milyen célból készült az adott szöveges állomány.
Utolsó lépésként, ha befejeztük a szövegszerkesztést, akkor szabályosan, a Fájl menü(Win XP) illetve a Wordpad gombbal lenyitható menü (Win 7) Kilépés menüpontjával, vagy az ablak jobb sarkában található X-re kattintva zárjuk be a megnyitott és elmentett dokumentumot, ezzel lépjünk ki a szövegszerkesztő programból.
A szöveg részei
Egy szöveg részekre bontható. A szöveg legkisebb egysége a karakter, amely lehet betű, szám vagy írásjel is.
A következő értelmezhető szövegegység a szó, amely a számítógép szövegszerkesztő programja számára két szóköz közötti karaktersorozatként értelmezhető. Szövegbevitelnél szóközt az írógép-billentyűzet alján található hosszú Space billentyűvel írhatunk.
A szavak mondatokat alkotnak, amelyeket mondatvégi írásjelek – pont, kérdőjel vagy felkiáltójel – választanak el egymástól. A tartalmilag összetartozó mondatok bekezdéseket alkotnak. A számítógép számára a bekezdés két Enter közé eső karaktersorozatot jelent. Szövegbevitelnél nem kell a sorok végén megnyomni valamilyen gombot, ahhoz, hogy új sorba írhassunk. Ha folyamatosan írunk, akkor a szövegszerkesztő program automatikusan létrehozza az új sorokat vagy oldalakat, ha az előzőek már beteltek. Az Enter billentyűt csak akkor nyomjuk meg, ha új bekezdést szeretnénk létrehozni. Az új bekezdés mindig új sorban kezdődik, még akkor is, ha az előző bekezdés csak egy fél sorból áll.
Bekezdéseink oldalakat és fejezeteket alkothatnak, amelyek felépítik magát a teljes dokumentumot.
Kijelölések
A kijelöléssel egyértelműen meghatározzuk és jelezzük a szövegszerkesztő programnak, hogy melyik szövegrészen akarjuk a soron következő műveletet végrehajtani. A szövegekkel, szövegrészekkel elvégezhető műveletek jelentős része csak kijelölés után hajtható végre. A kijelölés tetszőleges szövegrészre elvégezhető, egy karaktertől az egész dokumentumig. A művelet mindig a kurzor helyétől kezdődik.
Egérrel bármekkora szövegrészt kijelölhetünk, ha az egér bal gombját nyomva tartva végighúzzuk a kijelölni kívánt szövegen. Ugyanez a hatás érhető el, ha a Shift billentyűt nyomva tartjuk, és a kurzormozgató nyilak segítségével növeljük a kijelölt szövegrész méretét.
Egy szó kijelöléséhez alkalmazhatjuk az előző lehetőségeket, de azt is megtehetjük, hogy kétszer kattintunk a szóra.
Egy sort egyszerűen kijelölhetünk, ha a sor előtti kijelölősávba mozgatjuk az egeret. Amikor az egér alakja ferde fehér nyíllá változik, kattintsunk az egér bal gombjával egyszer.
Egy bekezdés kijelölése ugyanezzel a módszerrel elvégezhető, a kijelölősávban történő dupla kattintással. Ha a szöveg kijelölősávjában háromszor kattintunk, akkor az egész dokumentumot kijelöljük. A kívánt művelet elvégzése után megszüntethetjük a kijelölést, ha az egérkurzort a szöveg más területére mozgatjuk és a bal gombbal kattintunk.
Formázás
A formázás olyan művelet, amellyel szövegünk kinézetén módosíthatunk. Ha egy karakternek, szónak megváltoztatjuk a külalakját, akkor karakterformázásról beszélünk. Eközben változhat az írás vonalvezetése, az írásképek aránya, színe, jelölései.
Az alapvető cél általában az, hogy szövegünk tetszetős, esztétikus küllemű legyen. A tartalom és a forma összhangjának megteremtésében különösen nagy hangsúlyt kap a formázás. Bizonyos tulajdonságokkal minden egyes karaktert külön-külön felruházhatunk. Ezek a formázási beállítások főleg a szöveg bizonyos részeinek kiemelését szolgálják. Ahhoz, hogy ezeket a beállításokat elvégezhessük, előbb ki kell jelölni a megfelelő szövegrészt. Ezt akár úgyis elvégezhetjük, hogy a kijelölendő szövegrész első betűje elé kattintunk, majd lenyomott egérgombbal végighúzzuk az egeret a szükséges területen.