Egy könyvtár állományáról az ott található könyvtári katalógusból tájékozódhatunk. A könyvtári katalógusok a könyvtárban található dokumentumok számbavételén alapulnak, és lehetővé teszik azok könnyű visszakeresését. A katalógusokban található katalóguscédula tulajdonképpen a könyv névjegye: minden fontos adatot tartalmaz róla úgynevezett bibliográfiai leírás formájában.
Bibliográfiai leírás
A bibliográfiai leírás a könyvtárban található dokumentum azonosításához és nyilvántartásához szükséges adatokat tartalmazza, egységes formában és sorrendben.
A bibliográfiai leírás készítésekor a könyvtáros a sorrendben első szerző nevét kiemeli a cím elé, s erről alkotja meg a dokumentum betűrendi jelét, más néven Cutter-számát. Ez a betűrendi jel határozza meg a könyv helyét a polcon és a katalóguscédula helyét a katalógusban.
A raktári jelzet
Ha könyvet szeretnénk kölcsönözni a könyvtárból, először a katalógusban kell keresni. Ha a katalógusban megtaláltuk a keresett mű bibliográfiai adatait tartalmazó katalóguscéduláját, akkor a cédula bal felső sarkában lévő raktári jelzet segítségével kereshetjük meg a könyvet a könyvtári polcok között.
A raktári jelzet szépirodalmi mű esetén csak betűrendi jelből, ismeretközlő irodalom esetén szakrendi jelből és betűrendi jelből áll. A szakrendi jel megmutatja, hogy az adott ismeretközlő mű tartalom szerint melyik csoportba tartozik. A raktári jelzet másik része a betűrendi jel, vagy más néven Cutter-szám, amely alapján az ugyanarról, vagy hasonló témakörről szóló könyveket szerzők, illetve címek betűrendjébe sorolják.
Például Könyves-Tóth Lilla: Keresd a könyvtárban! című művének raktári jelzete:
020 (szakrendi jel)
K 89 (Cutter-szám)
A katalóguscédulák besorolása
A bibliográfiai leírás készítésekor a könyvtáros a sorrendben első szerző nevét kiemeli a cím elé, s erről alkotja meg a dokumentum betűrendi jelét, más néven Cutter-számát. Ez a betűrendi jel határozza meg a könyv helyét a polcon és a katalóguscédula helyét a katalógusban.
A katalóguscédulák katalógusban való megtalálásának könnyítésére a könyvtárakban osztólapokat alkalmaznak. Ezek az osztólapok a katalóguscédulák tagolására szolgálnak oly módon, hogy kiemelkednek a cédulák közül, s feltüntetik rajtuk a főbb csoportok megnevezését.
A katalóguscédulák katalógusba történő besorolása a könyvtári ábécé szerint történik. A könyvtári ábécé nem veszi figyelembe a rövid és hosszú magánhangzókat, és külön betűként kezeli az összetett magyar mássalhangzókat (kivétel az sz betű).
21. századi közoktatás - fejlesztés, koordináció (TÁMOP-3.1.1-08/1-2008-0002)
