Az ajánlatkérő - a megfelelő ajánlattétel elősegítése érdekében is - dokumentációt köteles készíteni, amely egyebek mellett tartalmazza a részletes szerződési feltételeket vagy a szerződéstervezetet.
Az ajánlati felhívásban az ajánlatkérő köteles megadni a dokumentáció rendelkezésre bocsátásának módját, határidejét, annak beszerzési helyét és pénzügyi feltételeit is. Az ajánlatkérő az ajánlati felhívásban előírhatja, hogy a dokumentáció megvásárlása vagy átvétele az eljárásban való részvétel feltétele.
Az ajánlatkérő köteles gondoskodni arról, hogy a dokumentáció az ajánlati felhívást tartalmazó hirdetmény közzétételének napjától kezdve az ajánlattételi határidő lejártáig rendelkezésre álljon.
Ha a dokumentáció megküldését kérik, az ajánlatkérő vagy az általa meghatározott szervezet a kérelem kézhezvételétől számított két munkanapon belül köteles ennek eleget tenni, feltéve, hogy ésszerű időben kérték, illetőleg annak ellenértékét megfizették. A dokumentáció ellenértékét az annak előállításával és az ajánlattevők részére történő rendelkezésre bocsátásával kapcsolatban a közbeszerzési eljárásra tekintettel felmerült költséget alapul véve kell megállapítani.
Építési beruházás és szolgáltatás megrendelése esetében az ajánlatkérő köteles a dokumentációban megadni azoknak a szervezeteknek (hatóságnak) a nevét és címét, amelyektől az ajánlattevő megfelelő tájékoztatást kaphat a munkavállalók védelmére és a munkafeltételekre vonatkozó kötelezettségekről, amelyeknek a teljesítés helyén és a szerződés teljesítése során meg kell felelni.