Az ügyvitel szerepe

Az ügyvitel szerepe

A vállalatok, intézmények, közfeladatot ellátó szervek működésük (funkcionálásuk) során kapcsolatot alakítanak ki, jogviszonyokat létesítenek egymással és magánszemélyekkel is. A szerv fogalmát tekintve jogi személy vagy jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, amelyek munkájuk során ügyet intéznek az adott szervezeten belül. Amikor valamely ügyet elintézik, intézkednek, azaz az ügy tartalmi (érdemi) és formai (alaki) elintézésére utasítást adnak.

A szervezet rendeltetésétől függően eltérő funkcióköröket látnak el a közhivatalok. Minden közigazgatási szervezet működésében elkülöníthető a szervi és szakirányú tevékenység. A szakirányú tevékenység elvégzése egy szervezet életében gyakorlatilag a megvalósulását hivatott tükrözni, azaz betölti a hivatását, célját. Pl. az iskola szakirányú tevékenysége az oktatás, az önkormányzatoké az adott település működésének a szervezése, igazgatásszervezési funkciók.
Az ügyvitel az adott szervezet ügyeinek intézése, az ügyintézés mozzanatainak egymásutánját, azok összességét jelenti.

A hivatalos kapcsolatok szóban és írásban jönnek létre. Amikor szóban kötünk megállapodást, kommunikálunk egymással. Többféle módon történik a gondolatok cseréje: jelrendszerrel, metakommunikációs eszközök segítségével, gesztusokkal stb. A hivatali élet által kialakított kapcsolatok azonban többnyire írásbeliséget igényelnek, amely meglehetősen sok papírmunkával jár. A modern technikának köszönhetően az ügyviteli munkafolyamatokat ma megkönnyíti a papírmentes eljárás, pl. az elektronikus ügyvitel által lehetővé tett közvetlen üzenetküldés, az elektronikus adatfeldolgozás, iktatás stb. Az ügyintézés során azonban a keletkezett iratok felhalmozódnak, szinte pillanatok alatt „irattömeget” képeznek. Ezeket rendszerbe kell foglalni annak érdekében, hogy átláthatóvá tehessük az ügyintézést. Tudjuk, kinek mikor válaszoltunk egy-egy levélre, mikor adtuk fel, kitől érkezett a küldemény, volt-e valamilyen melléklete, meddig kell megőriznünk. A hivatali iratok, valamint a hivatali ügyintézés érdekében alakították ki az Iratkezelési szabályzatot, amely a hivatali írásbeli ügyintézésre vonatkozó szabályok összessége. Ez a szabályzat a hivatalok Szervezeti és Működési Szabályzatának (SZMSZ) figyelembevételével készül, s ennek mellékletét képezi az irattári terv. A hivatali ügyintézés valamilyen ügy intézését jelenti a hivatali szerv irodájában, azaz valamely közösség, szervezet életében adódó hivatalos tennivaló. Az iroda pedig nem más, mint az üzemnek, intézménynek az ügykezelést végző szerve.

Valamely meglevő szerv, intézmény, közhivatal működése.

Jogi személy vagy jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet.

Az ügy tartalmi (érdemi) és formai (alaki) elintézésére adott utasítás.

Az ügyintézés mozzanatainak egymásutánja, azok összessége. Magában foglalja mindazokat a formai és technikai feltételek, szolgáltatások teljesítését, amelyek az érdemi ügyintézéshez szükségesek.

Tájékoztatás, közlés. Információk cseréje valamilyen erre szolgáló eszköz, ill. jelrendszer (nyelv, média, gesztusok stb.) útján.

Szervezeti és Működési Szabályzat. A szerv tevékenységének alapdokumentuma, amely rögzíti a szerv, azon belül a szervezeti egység feladatait és a feladatokhoz rendelt hatásköröket.

Valamely közösség, szervezet életében adódó hivatalos tennivaló.

Üzemnek, intézménynek az ügykezelést végző szerve.