Mit tartalmaz az irattári terv?

Miután iratainkat megfelelő módon elrendeztük, azaz iktattuk, és lehetővé tettük a munkatársaink és magunk számára is, hogy a későbbiekben könnyen előkereshetők legyenek, nézzük meg; milyen tervet dolgozhatunk ki az iratok tárolására vonatkozóan.
Az irattári terv
Az irattári terv az irodába érkezett vagy az irodában keletkezett iratról meghatározza a megőrzés idejét, az irat selejtezhetőségének időpontját. Az iratok egy részét meghatározott idő után ki lehet selejtezni, másik részét társadalmi jelentősége miatt azonban nem szabad. Ezeket az iratokat a megőrzési idő letelte után a levéltáraknak kell átadni.
Az irattár kettős feladatot lát el. Egyrészt az iratok biztonságos őrzésére szolgál, másrészt biztosítja az iratok gyors hozzáférhetőségét. Ezt a feladatot akkor tudja betölteni, ha az őrzött anyagokat biztonságosan, valamint áttekinthető és hozzáférhető módon tárolja. Ennek érdekében úgynevezett irattári tervet dolgoznak ki, amely a szervezethez érkező és a belső iratok logikai rendszerezését írja le, valamint a selejtezhetőség szempontjából a válogatás alapjául szolgáló jegyzéket.
Az iratkezelés rendjét belső szabályzatok határozzák meg. Elsősorban az Iratkezelési Szabályzat, amelynek részét képezi az irattári terv, és a Szervezeti és Működési Szabályzattal összhangban kell kidolgozni.

A köziratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a közfeladatot ellátó szerv feladat- és hatásköréhez, valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésében sorolja fel, s meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét.

Minta az irattári tervre