Az iratokba való betekintés

Az iratokba való betekintés
Iratot – amennyiben arra nem a munkahelyen kívül végrehajtandó szolgálati feladat ellátása érdekében van szükség – munkahelyről kivinni, valamint munkahelyen kívül tanulmányozni, feldolgozni, tárolni csak a közvetlen vezető engedélyével lehet. Ügyelni kell arra, hogy tartalmát illetéktelen személy ne ismerhesse meg.
Ügyfélnek és képviselőjének a reá vonatkozó iratba tekintés lehetőségét és arról másolat készítését jogszabályban meghatározott módon lehet engedélyezni.
Az ügyintézőnél levő személyes adatokat tartalmazó iratba más személy abban az esetben tekinthet be, ha jogosultságát igazolja és azt a munkájával, tevékenységével összefüggő feladatok ellátása szükségessé teszi.
A betekintés tényét írásban – külön feljegyzésben vagy az előadói ív „Feljegyzések” rovatában dokumentálni kell.
Kiemelt figyelmet kell fordítani az államtitkot és a szolgálati titkot tartalmazó iratok betekintésére.
Államtitkot tartalmazó iratba az tekinthet be, akit a szerv vezetője vagy általa minősítő joggal felruházott személy erre feljogosít.
A szolgálati titkot tartalmazó iratba az tekinthet be, akit erre a szerv vezetője feljogosít, illetve a munkaköri leírásában vagy más okmányban felhatalmazást kapott. A betekintők köréről nyilvántartást kell vezetni.

A meghatározott természetes személlyel (a továbbiakban: érintett) kapcsolatba hozható adat, az adatból levonható, az érintettre vonatkozó következtetés. A személyes adat az adatkezelés során mindaddig megőrzi e minőségét, amíg kapcsolata az érintettel helyreállítható.

Az állami vagy helyi önkormányzati feladatot, valamint jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv vagy személy kezelésében lévő, valamint a tevékenységére vonatkozó, a személyes adat fogalma alá nem eső, bármilyen módon vagy formában rögzített információ vagy ismeret, függetlenül kezelésének módjától, önálló vagy gyűjteményes jellegétől.