Képletek beírása

A képletek beírását mindig egyenlőségjellel kell kezdeni. Amit nem egyenlőségjellel írunk, azt az Excel csak megjeleníti, de nem számol vele. Képletek beírásakor operandusként használhatunk cellahivatkozásokat is, ezeket begépelhetjük, de egérkattintással is bekerülhetnek a képletbe. Ha egy képletben függvényt is alkalmazunk, akkor ott több cellahivatkozást is felsorolhatunk, ez kiváltható azzal, hogy a cellákra egyenként kattintunk úgy, hogy az első kattintás után a 'CTRL' gombot folyamatosan nyomva tartjuk. A 'CTRL' gomb ilyen módon történő használata helyettesíti a függvényben a pontosvesszőt (mint felsorolást). Képletek írását mindig az Enter billentyűvel, vagy a Szerkesztőléc Beírás gombjára történő kattintással fejezzük be. Képlet szerkesztésének befejeztével nem lehet kikattintani, mint adatszerkesztés közben, mert ahová kattintunk, az Excel annak a cellának a hivatkozását beleveszi a képletbe!

Számítási feladatok leírása az adatokat jelképező szimbólumok és egyezményes számítási műveleteket jelentő jelek segítségével.

Operátorok

A képletekben az operátorok, vagy más néven műveleti jelek határozzák meg azt a számítást, amelyet egy képlet elemein végre kívánunk hajtani. Az Excel a következő négy operátortípust tartalmazza: számtani, összehasonlító, szöveges és hivatkozási. Számtani operátorok: az összeadás(+), kivonás (-), szorzás (*), osztás (/), hatványozás(^), százalék(%). Összehasonlító operátorok: az egyenlő (=), nagyobb mint (>), kisebb mint (<), nagyobb vagy egyenlő (>=), kisebb vagy egyenlő (<=), nem egyenlő (< >). Szöveges operátor a szövegösszefűző operátor (& és-jel)). Hivatkozási operátorok: a tartomány-összefűző operátor (:), egyesítő operátor (;), metszetoperátor (szóköz). Ezeket az operátorokat a képletek szerkesztése közben használhatjuk, az operandusok közé írva. A képletek kiértékelését zárójelek alkalmazásával irányítottá tehetjük (pl. = 5+6*3 nem ugyanaz, mint =(5+6)*3).

Hibaértékek

Az Excelben a cellák szerkesztése közben a következő hibákkal találkozhatunk: #SZÁM! (képletben vagy függvényben szereplő érvénytelen számértéknél fordul elő), ##### (ez akkor fordul elő, ha az oszlop nem elég széles, illetve negatív dátumot vagy időértéket használunk), #ZÉRÓOSZTÓ! (ha nullával osztunk), #ÉRTÉK (nem megfelelő operandus vagy argumentum használatakor fordul elő), #HIÁNYZIK (akkor fordul elő, amikor az érték nem áll rendelkezésre egy függvényben vagy képletben), #HIV! (akkor fordul elő, amikor érvénytelen a cellahivatkozás), #NÉV? (akkor fordul elő, ha az Excel nem ismeri fel a képletben lévő szöveget), #NULLA! (ezt a hibaértéket kapjuk, ha két olyan tartomány metszetét adtuk meg, amelyek nem metszik egymást).

Képletek áthelyezése

A relatív cellahivatkozás esetén, ha a képletet tartalmazó cella helyét megváltoztatjuk, a hivatkozás is módosul. Abszolút cellahivatkozás esetén, ha a képletet tartalmazó cella helyét megváltoztatjuk, az abszolút hivatkozás változatlan marad. A vegyes hivatkozás tartalma abszolút oszlop és relatív sor, illetve abszolút sor és relatív oszlop. Az abszolút oszlophivatkozás alakja $A1, $B1 stb., míg az abszolút sorhivatkozásé A$1, B$1 stb. Ha a képletet tartalmazó cella helyét megváltoztatjuk, a relatív hivatkozás módosul, míg az abszolút hivatkozás változatlan marad.

Képletek másolása

.A relatív cellahivatkozás (pl. A1) a képletet tartalmazó és a hivatkozott cella közötti relatív elhelyezkedésen alapul. Ha a képletet máshová másoljuk, a hivatkozás automatikusan igazodik az új helyhez. Alapértelmezés szerint az új képletek relatív hivatkozásokat használnak. Ha például a B2 cellából a B3 cellába másolunk egy relatív hivatkozást, az = A1 képlet = A2 képletre módosul. Az abszolút hivatkozás (például $A$1) a képletben mindig egy adott helyen lévő cellára mutat. Ha a képletet máshová másoljuk, az abszolút hivatkozás nem változik meg. Mivel alapértelmezés szerint az új képletek relatív hivatkozásokat használnak, ezért szükség estén nekünk kell beállítani az abszolút hivatkozást. Ha például a B2 cellából a B3 cellába másolunk egy abszolút hivatkozást, a képlet mindkét cellában változatlan marad (= $A$1). A vegyes hivatkozás tartalma abszolút oszlop és relatív sor, illetve abszolút sor és relatív oszlop. Az abszolút oszlophivatkozás alakja $A1, $B1 stb., míg az abszolút sorhivatkozásé A$1, B$1 stb. Ha a képletet máshová másoljuk, a relatív hivatkozás automatikusan igazodik az új helyhez, az abszolút hivatkozás viszont nem. Ha például a B2 cellából a C3 cellába másolunk egy vegyes hivatkozást, az = A$1 képlet = B$1 képletre módosul. Alapértelmezés szerint a nevek abszolút cellahivatkozásokat használnak.

Nevek alkalmazása

Adott oszlopban vagy sorban lévő cellákra leggyakrabban az oszlopok és a sorok azonosítóival hivatkozunk. Emellett olyan jellemző nevek is létrehozhatók, amelyek cellákat, cellatartományokat, képleteket vagy állandó értékeket képviselnek. Az oszlop- és sorazonosítók az olyan képletekben használhatók, amelyek ugyanazon a munkalapon lévő adatokra hivatkoznak. Ha másik munkalapon lévő tartományokra kívánunk hivatkozni, célszerűbb nevet használni. A nevek a munkafüzet bármelyik munkalapjáról elérhetők. Ha például az 'Eladások' név egy munkafüzet első lapjának D20:D30 tartományára hivatkozik, akkor az erre a tartományra történő hivatkozáshoz a munkafüzet többi lapján használhatjuk az 'Eladások' nevet. A képletekben a nevek használatával megkönnyítjük a képlet céljának megértését. A = SZUM(Kiadások) képletet például nyilván könnyebb azonosítani, mint a = SZUM(A30:A45) képletet.

Nevek megadása

Név megadásánál néhány szabályt be kell tartanunk. A név első karakterének betűnek vagy aláhúzásnak kell lennie. A további karakterek lehetnek betűk, számok, és használható a pont és az aláhúzás is. A nevek nem lehetnek azonosak cellahivatkozásokkal (például A$10). Több szót is használhatunk, de a szóközök nem megengedettek. Az aláhúzás és a pont szóelválasztóként használható (pl. Forgalmi.adó vagy Forgalmi_adó). A név legfeljebb 255 karakterből állhat. A nevek nagy- és kisbetűket tartalmazhatnak. Az Excel a nevekben nem tesz különbséget a nagy- és kisbetűk között. Ha például létrehoztunk egy 'Eladások' nevet, majd ugyanabban a munkafüzetben létrehozunk egy másik 'ELADÁSOK' nevet, akkor a második név felülírja az elsőt.

Nevek megadása a Beszúrás menüvel

A nevek létrehozásához a "Beszúrás" menü "Név" menüpontjában különböző lehetőségek közül választhatunk: Név megadása..., Beillesztés..., Létrehozás..., Hivatkozás névvel..., Címke.... A "Név megadása" menüpontot választva egy cellához vagy cellatartományhoz rendelhetünk nevet.

Nevek megadása a Szerkesztőléccel

A Szerkesztőléc segítségével is rendelhetünk nevet egy cellához. Ehhez az adott cella kijelölése után kattintsunk a Szerkesztőléc "Név mező"-jébe, majd adjuk meg a kívánt nevet, végül nyomjuk meg az 'Enter' billentyűt.

Nevek megadása a listamezőből

Ha egy névvel ellátott cellára, vagy cellatartományra szeretnénk ugrani, akkor a Szerkesztőlécen található Név melletti listából kiválaszthatjuk a kívánt nevet. A név kiválasztása után az Excel kijelöli az adott cellát vagy cellatartományt.