Levelezőprogramok beállítása

Nem csak webes felületen tudunk leveleket küldeni és fogadni, hanem léteznek erre speciális levelező programok is. Ezek közül a legkönnyebben a Microsoft Outlook Express érhető el, mert ez a program az operációs rendszerrel együtt települ a számítógépre. Sok egyéb, ingyenes és fizetős programot is használható (Thunderbird, Eudora, IncrediMail, Pegasus Mail).
Az Outlook Express első indításakor egy varázsló jelenik meg, amely segít elvégezni az alapvető beállításokat. A későbbiekben is el tudjuk érni ezt a varázslót az "Eszközök/Fiókok…" menüpontra kattintva. A felugró ablakban válasszuk a "Hozzáadás/Levelezés…" menüpontot. A varázsló végigvezet a szükséges beállításokon. Meg kell adnunk a felhasználói nevet, e-mail címet, a bejövő (POP3, IMAP) és kimenő (SMTP) levelek kiszolgálóit. Jelentős különbség van a POP3 (pl.: mail.freemail.hu): és IMAP (pl.: mail.invitel.hu) között, ha lehetőségünk van, akkor az IMAP-ot válasszuk. Az SMTP (pl.: smtp.chello.hu) címét az internet szolgáltatóktól lehet beszerezni, ez szolgáltatóként változik.
Kényelmes megoldás, de nem túl biztonságos, ha a felhasználói jelszavunk a számítógépen tárolódik. Ne válasszuk azt a lehetőséget, hogy a levelező program megjegyezze a jelszavunkat. Ebben az esetben a program minden elindításakor be kell írni a jelszót.
A beállításokat két részre lehet osztani: a felhasználói és fiókbeállításokra. A postafiók helytelen beállításai azt eredményezhetik, hogy nem tudunk levelet küldeni és fogadni, tehát figyelmesen végezzük a módosításokat.
A felhasználói beállítások a kényelmünket szolgálják, itt lehet megadni, hogy milyen időközönként ellenőrizze az új leveleket, milyen zenét játsszon le új levél érkezésekor, hol és milyen mappákba mentse a leveleket, stb. Ezeket a beállításokat az "Eszközök/Beállítások…" menüpont alatt érhetjük el.

Fiókbeállítás

Olyan program, mely e-mail szolgáltatást biztosít.

Levelek fogadása és megjelenítése

Ha a használt levelező program nem biztosítja a levelek automatikus lekérését a levelező szerverről, akkor ezt mi is megtehetjük. Ekkor az elkészített, de még el nem küldött levelek küldésre kerülnek, a kapott, de még meg nem érkezett levelek letöltődnek a postaládába. Ezt a lekérést a levelező programtól függően egy parancs kiadásával, ikonnal vagy ütemezett feladattal is aktiválni lehet. A letöltött levelek címére kattintva megjelenik annak tartalma, dupla kattintásra külön ablakban nyílik meg.
Miután dupla kattintással megnyitottunk egy levelet, elolvasás után többféle formátumban is el tudjuk menteni a a "Fájl" menü "Mentés másként" parancsával. Ekkor a felugró párbeszédablakban megadhatjuk, hogy hova, milyen formátumban és milyen néven szeretnénk menteni a levelet. Ha szövegfájlként mentjük, akkor lesz a legkisebb a mérete, de a legjobban áttekinthető eredményt a htm vagy html formátumban való mentés biztosítja.
Ha csak a mellékleteket akarjuk menteni (képek, dokumentumok, stb.) akkor a "Fájl" menüből a "Mellékletek mentése" parancsot válasszuk ki. A megjelenő párbeszédablakban megadhatjuk, hogy melyik mellékleteket kívánjuk menteni.
Idővel, ahogy gyűlnek a leveleink, egyre nehezebben fogjuk megtalálni azt, amelyikre szükségünk van. Ezért célszerű a levélkezelőben kialakítani egy egyértelmű, könnyen áttekinthető könyvtárszerkezetet és a megfelelő mappákba helyezni a leveleket (pl.: munka, barátok, hivatal, stb. mappákat hozhatunk létre).

Levelek írása és küldése

A "Levél létrehozása" ikonra kattintva megjelenik egy új ablak, amelyben elkészíthetjük a levelet. Itt meg kell adni a címzettet és lehetőleg a tárgy mezőt is ki kell tölteni. A "Címzett" mezőben kell megadni az e-mail címet a következő formába: minta_janos@szolgaltato.hu. Több címzettet is megadhatunk, vesszővel, vagy pontosvesszővel elválasztva a címeket. A tárgy mező kitöltése nem kötelező, de hasznos. A levéltörzsbe be lehet gépelni a szöveget, de ha előre megírjuk azt valamilyen szövegszerkesztő programmal, akkor a vágólap segítségével egyszerűen bemásolhatjuk. Arra is van lehetőség, hogy a szövegszerkesztővel elkészített dokumentumot mellékletként csatoljuk a levélhez.
Amikor készen vagyunk a levéllel, akkor azt el kell küldenünk. Lehet az azonnali küldés és a küldés később opciók közül választani, attól függően, hogy mikor szeretnénk elküldeni a levelet. A "küldés később"-et választva akkor postázódik a levél, amikor frissítjük a postafiókunk tartalmát.

Válasz levélre és levél továbbküldése

Ha valakitől érdekes levelet kapunk és szeretnénk az más ismerőseinknek elküldeni, akkor nyissuk meg az eredeti levelet és kattintsunk a "Továbbítás" ikonra. Ekkor az eredeti levél bezáródik és egy hasonló levél jelenik meg a helyén. Ennek a levélnek a tárgy mezője már ki van töltve, formája a következő szokott lenni: "Fw: eredeti üzenet tárgy" és a levéltörzs is kész - az eredeti levelet tartalmazza idézetként. Természetesen mindkét részen végezhetünk módosításokat. A címzett mező teljesen üres, ezt nekünk kell kitölteni.
Ha egy levélre szeretnénk válaszolni, akkor a már ismert módon nyissuk meg, és válasszuk a "Válasz" vagy a "Válasz" ikonokat attól függően, hogy csak a feladónak vagy az összes címzettnek (az eredeti levél címzettjei, kivétel saját magunk) szeretnénk elküldeni. A válaszlevél címzettjei, a tárgymező ("Re:eredeti levél tárgy") és a levéltörzs (eredeti levél törzse idézetként) is ki lesz töltve, de minden mezőt szerkeszthetünk.

Levelezőprogramok