A jelentés tartalmi jellemzői

A társadalmi, gazdasági és hivatali életben gyakran nélkülözhetetlen ügyirat a jelentés. A hivatali szervezetek, vállalatok tevékenységi köre igen szerteágazó. Munkájukról értékeléseket készítenek írásban, szóban számolnak be különböző szervezeti egységeknek termelési vagy munkaértekezleten, negyedévenként jelentést készítenek elért eredményeikről, bevételeikről, kiadásaikról, a vállalat helyzetét elemzik, gazdasági számításokat végeznek, összehasonlítanak tény adatokat az elmúlt évekre visszamenőleg. Mindezekről az eseményekről, elemzésekről, értekezletekről jelentést készítenek.
Megállapítható, hogy jelentést abból a célból készítünk, hogy valakit vagy a cég valamely belső szervezeti egységét tájékoztassuk, informáljuk a cég életét érintő kérdésekről. Történhet a jelentés írásban és szóban. Többnyire írásban történik, s iktatásra kerül, mint a hivatalos iratok legnagyobb része.

Informáló, tájékoztató, felvilágosító irat, a hivatali életben a beosztott írja a vezetőnek.

A jelentések csoportosítása

Mivel a vállalatok tevékenysége igen széles körű, nyilvánvaló, hogy a jelentés tartalmilag sokféle lehet. Például tájékoztatást valamilyen jelenségről, eseményről, helyzetről. Célja, témája és jellege alapján a következőképpen csoportosíthatjuk:
1. Rendszeres jelentés (napi, heti, havi, negyedévi, félévi, évi).
2. Különleges jelentések (meghatározott témára, témakörre vonatkozó).

Készülhet a szervezeten belül – belső szervezeti egységek egymás közötti jelentései.
Pl. Összefoglaló a II. negyedévi termelésről a termelési osztály részére.

Készülhet szervezeten kívül – felettes szervek tájékoztatása.
Pl. Jelentés a helyi rendőrőrs közlekedési osztálya részére.