- Irodai, ügyviteli ismeretek
- Az ügyiratkezelés folyamata
- 7 téma
- 1 foglalkozás
Manuális
Kézzel végrehajtott tevékenység.
Iratkezelő
Az iratkezelő és irattáros az iratképző szerveknél ellátja az ügyvitellel kapcsolatos iratkezelési feladatokat a küldemények átvételétől az irattárba helyezésig. Az irattári munka keretében kialakítja és fenntartja az iratok rendjét, irattári selejtezést végez, az iratanyagot levéltári átadásra előkészíti és végzi az iratok kölcsönzésével, a betekintéssel, az irattári kutatással kapcsolatos teendőket.
Hivatalos irat
Olyan irat, amelyet szervek, intézmények, közfeladatot ellátó szervek készítenek.
Levél
Távollevő személyhez intézett értesítés, tudósítás, közlés.
Ügyintéző
Az ügy(ek) érdemi intézését végző személy, azaz az ügy előadója, aki az ügyet döntésre előkészíti.
Levelezés
Levelek útján való érintkezés, kapcsolatteremtés, ismételt levélváltás.
Kézbesítő
Kézbesítést végző, kézbesítéssel foglalkozó személy/hivatal.
Futár
Üzenetet, hírt stb. továbbító megbízott.
Ügyintézés
Valamely szerv vagy személy működésével, illetve tevékenységével kapcsolatban keletkező ügyek ellátása, az eközben felmerülő tartalmi (érdemi), formai (alaki) kezelési, szóbeli és/vagy írásbeli munkamozzanatok sorozata, összessége.
Iktatás
Az iratkezelésnek az érkeztetés és az ezt követő postabontás utáni fázisa, az iratnyilvántartás alapvető része.
Kézi irattár
A lezárt, még gyakran szükséges iratok őrzési helye.
Belív
Valamely szerv irat-nyilvántartási dokumentumának a belső lapja. Pl. az iktatókönyv belső lapjai, azaz belívei.
Irattározás
Az iratkezelés része, az a tevékenység, amelynek során a szerv a működése során keletkező és hozzá kerülő, rendeltetésszerűen hozzá tartozó és nála maradó iratok irattári rendezését, kezelését és őrzését végzi.
Irat
Minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz és vázlat - a megjelentetés szándékával készült könyv jellegű kézirat kivételével -, amely valamely szerv működésével, illetőleg személy tevékenységével kapcsolatban bármilyen anyagon, alakban, bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett
Gyűjtőív
A több különböző szervhez és/vagy szervezeti egységhez intézett megkeresésre beérkező válaszokat - külön új iktatószám adása nélkül - együttesen nyilvántartó ív, amely az ügyirat részét képezi, abban van elhelyezve.
Utóirat
Az ügy minden további irata.
Iratkezelés
Az irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magába foglaló tevékenység.
Mutatózás
A nyilvántartási munkának az iktatást követő szakasza, célja: az irat iktatószámának megállapítása a visszakeresésnél.
Irattáros
Irattárt kezelő alkalmazott.
Kezdőirat
Olyan irat, amelynek nincs előzménye; továbbá, amely törvény értelmében érdemben vagy ügyviteli szempontból befejezett ügyben új eljárás lefolytatását vagy a már befejezett üggyel kapcsolatban önálló intézkedést, valamely kérelem önálló elintézését igényli.
Gyűjtőszám
Az az iktatási sorszám, amely alatt a több más szervhez és/vagy szervezeti egységhez intézett megkeresésre beérkező válaszokat - külön iktatás nélkül - a beérkezés ideje szerinti folyószámmal ellátottan, az ügyiratban lévő gyűjtőíven tartják nyilván; a gyűjtőszámként használt iktatószámot az iktatókönyv kezelési feljegyzések rovatában jelölni kell.
Iratkezelő
Az iratkezelő és irattáros az iratképző szerveknél ellátja az ügyvitellel kapcsolatos iratkezelési feladatokat a küldemények átvételétől az irattárba helyezésig. Az irattári munka keretében kialakítja és fenntartja az iratok rendjét, irattári selejtezést végez, az iratanyagot levéltári átadásra előkészíti és végzi az iratok kölcsönzésével, a betekintéssel, az irattári kutatással kapcsolatos teendőket.
Iratcsatolás
Valamely ügyiratnak más ügyirattal való átmeneti összekapcsolása.
Elektronikus irat
Olyan elektronikus dokumentum, melynek funkciója szöveg betűkkel való közlése, és a szövegen kívül az olvasó számára érzékelhetően kizárólag olyan egyéb adatokat foglal magában, melyek a szöveggel szorosan összefüggenek, annak azonosítását (pl. fejléc), illetve könnyebb megértését (pl. ábra) szolgálják.
Futár
Üzenetet, hírt stb. továbbító megbízott.
Levelezés
Levelek útján való érintkezés, kapcsolatteremtés, ismételt levélváltás.
Irányítószám
A címben feltüntetett olyan adat, ami a rendeltetési helyet, a kézbesítőkörzetet jelöli.
Levél
Távollevő személyhez intézett értesítés, tudósítás, közlés.
Olyan, általában a hagyományos levél formájában íródodtt, számítógépen szerkesztett és tárolt szövegállomány, amit számíttógépes hálózaton keresztül tudunk másoknak elküldeni.
Címzett
Az a személy, szervezet, intézmény, akinek a levelet küldik.
Futárzsák
A futárok eszköze, melynek segítségével a hírt továbbítják adott intézmény vagy konkrét személy részére.
Expediálás
Az irat kézbesítésének előkészítése, a küldemény címzettjének (címzettjeinek), adathordozójának, fajtájának, a kézbesítés módjának és időpontjának meghatározása.
Feladó
Valamely küldemény küldőjének adatai.
Elektronikus irat
Olyan elektronikus dokumentum, melynek funkciója szöveg betűkkel való közlése, és a szövegen kívül az olvasó számára érzékelhetően kizárólag olyan egyéb adatokat foglal magában, melyek a szöveggel szorosan összefüggenek, annak azonosítását (pl. fejléc), illetve könnyebb megértését (pl. ábra) szolgálják.
Postai utalás
A küldemények kézbesítésére vonatkozó utasítás (ajánlott).
Futárszolgálat
Futárokkal fenntartott hírközlő vagy tájékoztató szerv.
Telephely
A vállalat, intézmény, szervezet címe.
S.k.
Saját kezűleg: az iraton az aláírás hitelesítésére szolgáló rövidítés.
Kézbesítés
A küldeménynek kézbesítő szervezet, személy, adatátviteli eszköz útján történő eljuttatása a címzetthez.
Irattáros
Irattárt kezelő alkalmazott.
Hierarchikus rendszer
Valamilyen rangsor szerint felépülő, azon alapuló rendszer.
Iratkezelő
Az iratkezelő és irattáros az iratképző szerveknél ellátja az ügyvitellel kapcsolatos iratkezelési feladatokat a küldemények átvételétől az irattárba helyezésig. Az irattári munka keretében kialakítja és fenntartja az iratok rendjét, irattári selejtezést végez, az iratanyagot levéltári átadásra előkészíti és végzi az iratok kölcsönzésével, a betekintéssel, az irattári kutatással kapcsolatos teendőket.
Centralizált irattár
A szervezet központjában létrehozott irattár, egy központi helyen történik az iratok nyilvántartása.
Kézi irattár
A lezárt, még gyakran szükséges iratok őrzési helye.
Átvétel igazolása
A betekintésre szánt irat átvételéről szóló dokumentum.
Ügyvitel
Az ügyintézés mozzanatainak egymásutánja, azok összessége. Magában foglalja mindazokat a formai és technikai feltételek, szolgáltatások teljesítését, amelyek az érdemi ügyintézéshez szükségesek.
Operatív irattár
Átmeneti irattár. Itt lehet elhelyezni az egyes szervezeti egységeknél az elintézett, további érdemi intézkedést nem igénylő, kiadmányozott, irattári tételszámmal ellátott iratot.
Ügyiratpótló lap
Az irattári anyagok kiadása esetén ügyiratpótló lapot kell kiállítani és azt a határidős nyilvántartásba kell helyezni annak érdekében, hogy az irat holléte mindig megállapítható legyen.
SZMSZ
Szervezeti és Működési Szabályzat. A szerv tevékenységének alapdokumentuma, amely rögzíti a szerv, azon belül a szervezeti egység feladatait és a feladatokhoz rendelt hatásköröket.
Másolat
Valamely eredeti iratról keletkezése után készült példány, amely hasonmás (szöveg- és formahű), egyszerű (nem hitelesített) és hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) iratmásolat lehet.
Decentralizált irattár
Osztott irattár.
Decentralizált
Csökkentett központosítás. A kisebb jelentőségű ügyek intézésének széles hatáskörrel felruházott helyi szervekre való ruházása.
Centralizált
Központosított.
Levéltári gyüjtőkör
A maradandó értékű, köziratnak nem minősülő irattári anyagnak, ha az arra vonatkozóan törvény közlevéltárba adási, ill. a levéltárfenntartó levéltárba adási kötelezettséget nem ír elő, továbbá a természetes személyek maradandó értékű iratainak az a köre, amelyet az adott levéltár az őrizetében lévő levéltári anyag forrásértékének gazdagítása céljából gyűjt (ajándékként elfogad vagy megvásárol).
Levéltár
A maradandó értékű iratok tartós megőrzésének, levéltári feldolgozásának és rendeltetésszerű használatának biztosítása céljából létesített intézmény.
Selejtezési kód
Az irat selejtezhetőségére vonatkozó kódszám, amelyet 1-6, illetve 0 kódszámmal jelölnek.
Levéltári anyag
Az irattári anyagnak, továbbá a természetes személyek iratainak levéltárban őrzött maradandó értékű része, valamint a védetté nyilvánított maradandó értékű magánirat.
Közlevéltár
A nem selejtezhető köziratokkal kapcsolatos levéltári feladatokat – ideértve a tudományos és igazgatási feladatokat is – végző, közfeladatot ellátó szerv általfenntartott levéltár.
Irattári jel
Az ügy típusát, ágazati hovatartozását, továbbá az irat selejtezhetőség szerinti csoportosítását mutatja, egyúttal meghatározza az irat irattári helyét is.
Selejtezés
A lejárt megőrzési határidejű iratok kiemelése az irattári anyagból és megsemmisítésre történő előkészítése.
Adminisztrálás
Adminisztratív munkavégzés, hivatali ügyintézés.
Jegyzőkönyv
Valamely esemény tárgyát, körülményeit írásban rögzítő okirat jellegű írás. A szóbeli közlés, valamint az észlelés hiteles írásba foglalásának eszköze, formája.
Jegyzőkönyv
Valamely esemény tárgyát, körülményeit írásban rögzítő okirat jellegű írás. A szóbeli közlés, valamint az észlelés hiteles írásba foglalásának eszköze, formája.
Irattár
Megfelelően kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésére alkalmas helyiség.
Átadás
Irat, ügyirat vagy irategyüttes kezelési jogának dokumentált átruházása.
Levéltári irat
lásd Levéltári anyag
Irattározás
Az iratkezelés része, az a tevékenység, amelynek során a szerv a működése során keletkező és hozzá kerülő, rendeltetésszerűen hozzá tartozó és nála maradó iratok irattári rendezését, kezelését és őrzését végzi.
Levéltári anyag
Az irattári anyagnak, továbbá a természetes személyek iratainak levéltárban őrzött maradandó értékű része, valamint a védetté nyilvánított maradandó értékű magánirat.
Levéltár
A maradandó értékű iratok tartós megőrzésének, levéltári feldolgozásának és rendeltetésszerű használatának biztosítása céljából létesített intézmény.
Közlevéltár illetékessége
A maradandó értékű irattári anyagnak az a köre, amelyre vonatkozóan törvény közlevéltárba adási kötelezettséget ír elő, s amelyre az adott közlevéltár törvény rendelkezése, ill. fenntartójának döntése alapján köteles átvenni.
Irattár
Megfelelően kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésére alkalmas helyiség.
Irattári anyag
A szerv működése során keletkezett vagy hozzá érkezett és rendeltetésszerűen az irattárába tartozó iratok összessége.
Nyilvános magánlevéltár
A természetes személy, valamint a nem közfeladatot ellátó szerv tulajdonában vagy birtokában lévő maradandó értékű iratok tartós megőrzésére létesített intézmény.
Levéltári kutatás
A levéltári anyag tanulmányozása, abból adatok kigyűjtése tudományos vagy más cél érdekében.
Irat
Minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz és vázlat - a megjelentetés szándékával készült könyv jellegű kézirat kivételével -, amely valamely szerv működésével, illetőleg személy tevékenységével kapcsolatban bármilyen anyagon, alakban, bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett
Közlevéltár
A nem selejtezhető köziratokkal kapcsolatos levéltári feladatokat – ideértve a tudományos és igazgatási feladatokat is – végző, közfeladatot ellátó szerv általfenntartott levéltár.
21. századi közoktatás - fejlesztés, koordináció (TÁMOP-3.1.1-08/1-2008-0002)