Az iratkezelés célja

A hivatali szervezetek irodai munkáját, az iratkezelést törvények, szabályzatok határozzák meg. A jól és hatékonyan működő iratkezelési tevékenység alapja az áttekinthetőség, az iratok rendszerbe foglalása. Ezt szabályzatok készítésével lehető elősegíteni, melyekben pontosan meg kell határozni az iroda szervezeti felépítését, működését, iratkezelési rendszerét.
Az iratok az iroda életében nagyon fontos szerepet töltenek be, mivel a feldolgozni kíván információkat az iratok hordozzák. Segítségükkel kommunikál két cég, cég és ügyfél, magánember magánemberrel, magánember hivatali céggel, stb. Az iratokat régen hagyományos úton kézi írással, majd írógéppel, a mai irodatechnológiának köszönhetően pedig számítógéppel készítjük el.
Az iratokkal kapcsolatos tevékenységet (tárolást, továbbítást, selejtezést stb.) iratkezelésnek nevezzük.
Az iratkezelés feladata, hogy gyorsan és pontosan közvetítsen információt az ügyintézőkhöz, tegye áttekinthetővé az iratok tárolását, biztonságos megőrzését. Az iratokkal való tevékenységet az iratkezelő végzi.
Az iratkezelés rendjét belső szabályzatok határozzák meg. A legfontosabb szabályzat az Iratkezelési Szabályzat, amit a Szervezeti és Működési Szabályzattal összhangban kell kidolgozni.
Az iratkezelés rendeltetése, hogy a szabályzatok segítségével kialakítsa az iroda szervezeti felépítésétől függően azt a rendszert, amelynek segítségével az ügyintézés gördülékeny, az információáramlás gyors, az iratok tárolása és továbbítása hatékony.

Az irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magába foglaló tevékenység.

II. Béla pecsétje