Szervezeti és Működési Szabályzat. A szerv tevékenységének alapdokumentuma, amely rögzíti a szerv, azon belül a szervezeti egység feladatait és a feladatokhoz rendelt hatásköröket.

Az előadó kijelölése az ügy elintézésére

Az elintézési (intézkedési) tervezet (javaslat) felülvizsgálatát, véleményezését (javítását, tudomásul vételét, jóváhagyását) biztosító aláírás vagy kézjegy, illetve ezt helyettesítő számítástechnikai művelet.

Minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz és vázlat - a megjelentetés szándékával készült könyv jellegű kézirat kivételével -, amely valamely szerv működésével, illetőleg személy tevékenységével kapcsolatban bármilyen anyagon, alakban, bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett

Valamely közösség, szervezet életében adódó hivatalos tennivaló.

Átmeneti irattár. Itt lehet elhelyezni az egyes szervezeti egységeknél az elintézett, további érdemi intézkedést nem igénylő, kiadmányozott, irattári tételszámmal ellátott iratot.

Központosított.

Csökkentett központosítás. A kisebb jelentőségű ügyek intézésének széles hatáskörrel felruházott helyi szervekre való ruházása.

A szervezet központjában létrehozott irattár, egy központi helyen történik az iratok nyilvántartása.

Valamilyen rangsor szerint felépülő, azon alapuló rendszer.

Osztott irattár.