A titkos ügyiratkezelés jelentősége

Mindenkinek vannak titkai
Szinte az emberek nagy része – még a pici gyerek is- rejteget titkokat. Titok nélkül nincs ember. Az eddigi megállapítást tekinthetjük közhelynek, pedig nem az.
Különbséget teszünk a magánember titkainak őrzése, védése és a hivatali titok védelme között. Mindkettőnek nagy a jelentősége az egyén szempontjából. Az egyén a saját titkait magáénak tudhatja. Ha tovább adja az őrzött információt, csak saját magát okolhatja. Megítélése alapján dönthet: kiszolgáltat-e valamilyen információt, vagy fontosnak tartja, azaz titokként őrzi.
Magántitoknak tekintendő minden olyan, csak kevesek, illetve a beavatottak előtt ismert tény, adat, körülmény, amelynek a megőrzéséhez a sértettnek méltányolható érdeke fűződik. Ez lehet személyi, családi, vagyoni helyzetre vonatkozó adat, körülmény, de lehet eszmei jellegű is, ami a sértett ideológiai felfogásával, sajátos szokásaival, meghatározott személyekhez, dolgokhoz, vagy jelenségekhez való viszonyával kapcsolatos.

Az az ember, aki hivatali titoktartásra kötelezett, sokkal nehezebb helyzetben van.Vele szemben törvények fogalmazzák meg a feladatokat és kötelezettségeket a titkok védelmét illetően. A rendészeti szakterület intézményei sok olyan ügyiratot kezelnek, amik az állampolgárokkal kapcsolatos adatokat tartalmaznak. Gondoljunk akár csak egy autó adás-vételi szerződésére vagy egy tanúkihallgatási jegyzőkönyv tartalmára. Mindkettő olyan információkat tartalmaz, amely adatoknak a kiszolgáltatása sértené az érintetteket.
A titkos ügyiratkezelés érdekében szabályzatot hoztak létre, amelynek célja, hogy biztosítsa a minősített adatok kezelése során a titokvédelmi jogszabályokban meghatározott feladat- és hatáskörök rendeltetésszerű gyakorlását.

Aki minősített adat megismerésére jogosult, köteles a minősített adat védelmére vonatkozó jogszabályt betartani. A titokvédelmi szabályok megsértői fegyelmi, szabálysértési, illetve büntetőjogi felelősséggel tartoznak.

A minősítésre javasolt irat

Milyen célból minősítünk iratot titkossá?
Az iratok titkossá minősítése az a döntés, melynek meghozatala során a törvény szerint felhatalmazott személy megállapítja, hogy egy adat a tartalmánál fogva a nyilvánosságát korlátozó államtitokkörbe vagy szolgálati titokkörbe tartozik.

Tehát minősíteni kell az államtitokköri, illetve a szolgálati titokköri jegyzékekbe tartozó azon adatot, amelynek illetéktelen személy általi megismerése sérti vagy veszélyezteti a Magyar Köztársaság érdekeit, illetve a közfeladatot ellátó szerv működési rendjét, feladat- és hatáskörének illetéktelen befolyástól mentes gyakorlását.
Azon szervezeteknél, ahol minősített adatot kezelnek, a kezelés rendszerét, a működés rendjét külön „Titokvédelmi szabályzatban” kell meghatározni. (79/1995. kormányrendelet).
Milyen speciális feladatokat kell elvégezni a minősített irat készítése, nyilvántartása folyamán?

• A szervezeten belül keletkezett bizonylatokat, dokumentumokat, amennyiben azok minősítési kötelezettség alá esnek, minősítési javaslattal kell felterjeszteni. A minősített adathordozó összes példányát nyilvántartásba kell venni.
• Az ügyben keletkezett dokumentumokat együtt kell nyilvántartani és kezelni.
• Azokat a kezelési segédleteket, amelyekből a minősített adathordozók tartalmára vonatkozóan valamilyen érdemi információ leolvasható, a megfelelő minősítési jelzővel el kell látni.
• Ha a kezelési segédlet államtitkot vagy szolgálati titkot tartalmazó adathordozók együttes kezelésére szolgál, akkor a „Szigorúan titkos!” jelölést kell alkalmazni.
• A minősítő a minősítéssel egyidejűleg a minősített adat különleges kezeléséről is rendelkezhet (pl.: „Elolvasás után visszaküldendő!”, „Kivonat nem készíthető!”).

A titoktartási felelősség elve

A titoktartási elv kiterjed mindazon személyekre, akik a munkavégzésükkel kapcsolatba hozható valamilyen személyes, szolgálati, üzleti stb. államtitkot kezelnek. Kötelezettséget vállalnak a bizalmas információk őrzésére. A kötelezettség kiterjed arra az időszakra, amikor még munkaviszonyban állnak valamely szervezettel, valamint a munkaviszony megszűnését követően is kötelesek az üzleti, szolgálati, államtitkot megőrizni. Kivételt képez ez alól az az eset, amikor az illető személyt felmenti a szervezet a titoktartási kötelezettség alól. Ezt írásban kell rögzíteni.

A titoktartási elv olyan magatartási normákat foglal magába, amelyek vétkes megszegése fegyelmi eljárást eredményez. A titoktartási kötelezettség megsértése fegyelmi eljárást vonhat maga után.

Adat- és titokvédelem