A selejtezés végrehajtása

Az iratok selejtezését, kiválogatását, rendezését az irat irattározásának időpontjában érvényes irattári terv szerint, az iratokon (irattári gyűjtőhelyen) feltüntetett irattári tételszámok, illetőleg megőrzési idők alapján kell végrehajtani. Gondoskodni kell arról, hogy a szerven belül több példányban található iratokból – az előírt megőrzési időig – csak egy példányt őrizzenek.
A selejtezés elvégzésére kétféle módszert lehet alkalmazni.
1. Az iktatószám emelkedő sorrendjében irattározott iratok selejtezése.
2. A tárgykör szerint irattározott iratok selejtezése.
A folyamat lépései:

• a selejtezésre szánt iratok összegyűjtése,
• az öt év után selejtezhető iratok kiválogatása,
• a tíz év után selejtezhető iratok kiválogatása,
• a nem selejtezhető iratok külön csoportba foglalása, irattárban történő elhelyezése,
• selejtezés végrehajtása,
• jegyzőkönyv felvétele, hitelesítése,
• jegyzőkönyv megküldése a levéltárnak.

Valamely intézmény vezetője által kinevezett bizottság, melynek tagjai az adat- és titokvédelmi előírások betartásával iratselejtezést végeznek.

A selejtezési munkálatoknak az a dokumentuma, amely a selejtezést végző nevét, ellenőrző nevét, felvétel dátumát, a központi irattárnak selejtezésre javasolt átadandó iratokat tartalmazza.