A címzett megadása
A címzett megadásakor több módszer közül is választhatunk. Beírhatjuk kézzel, használhatunk címlistát, más dokumentumból beilleszthetjük, megfelelő linkre kattintva lehet automatikus a címzett megadása. Ha kézzel írunk be címzettet, akkor legyünk nagyon figyelmesek, mert akár egy karakter eltérés is máshoz irányíthatja a levelünket vagy nem létező címre elküldve a szolgáltató küld visszajelzést. Ezért célszerűbb a címlisták használata: ha valamelyik ismerősünktől levelet kapunk, akkor vegyük fel a címét egy címlistába, így biztosan jó címet tárolunk.
A levelet háromféle címzettnek küldhetjük el, ezek a To, Cc, Bcc címzettek.
To: Ez a rész tartalmazza a címzett e-mail címét. Több címet is meg lehet adni, de valamilyen elválasztó karaktert közbe kell iktatni, ez általában a vessző, vagy a pontosvessző.
Cc: (carbon copy) másolatot kap. Kézbesítéskor a fejlécben megjelenik, hogy ez egy levélmásolat. Mindenki ugyanazt a levelet kapja meg, és azt is láthatja, hogy kik kapták meg még a levelet.
Bcc: (blind carbon copy) titkos másolat. Több címzett is megkapja a levelet, de nem fogják látni, hogy kik kapták meg rajtuk kívül az üzenetet.
Másolatok megadása
Ha több, azonos tartalmú elektronikus levelet szeretnénk küldeni különböző címekre, akkor célszerű az elkészített levél címzettjeit a "másolatot kap" (Cc) mezőben megadni. Ekkor mindenki megkapja e levelet és csak egy üzenetet kellett feladni.
Ha nem szeretnénk, hogy a címzettek tudjanak arról, hogy még ki kapta meg a levelet, akkor a címzetteket "titkos másolatot kap mezőbe" (Bcc) adjuk meg. Ekkor mindenki megkapja ugyanazt a levelet.
A levél tárgya
A legtöbb levelezőprogram képes arra, hogy az üzeneteket tárgyuk alapján csoportosítsa. A spam szűrők is használják ezt a lehetőséget, persze kiegészítve finomabb megoldásokkal.
Azért fontos a tárgymező kitöltése, hogy a levél címzettje könnyebben eligazodjon a levelei között. Senki sem szereti, ha meglepetés-levelekkel van tele a postafiókja.
A tárgy legyen egyszerű, rövid, de lényegre törő, kapcsolódjon a levél tartalmához. Ha lehet, ne használjunk ékezetes karaktereket, mert előfordulhat, hogy a szolgáltató erre nincs felkészülve és az ilyen leveleket nem tudja elküldeni vagy a címzett nem tudja megjeleníteni a tárgyat.
21. századi közoktatás - fejlesztés, koordináció (TÁMOP-3.1.1-08/1-2008-0002)
