A meghívó

Hivatalos szervek, magánszemélyek összejövetelekről, értekezletekről, kiállításokról, valamilyen egyéb rendezvényről, ünnepi alkalomról írásban vagy szóban értesíthetik mindazokat a szervezeteket, hivatalokat, akiknek a megjelenésére feltétlenül számítanak.

Ha a protokoll szabályokat követjük, akkor: a meghívás előfeltétele mindenféle társasági összejövetelen vagy hivatalos társadalmi alkalmakon való részvételnek. A meghívó pedig a hivatalos, protokolláris meghívás szélesebb körben használt, általánosan elfogadott eszköze.

A magánéletben gyakori a szóbeli meghívás. A hivatali életben azonban inkább az írásos meghívók rendszere a gyakori.

Összejövetelekről, ünnepélyes vagy egyéb alkalmakról szóló értesítés azok részére, akiknek a megjelenését óhajtja a rendezvény szervezője.

A meghívók fajtái

Meghívót abból a célból készítünk, hogy valakit szóban vagy személyesen, vagy írásban meghívjunk valamilyen ünnepélyes alkalomra, értekezletre, rendezvényre, fogadásra, kiállításra stb.
A meghívást intézhetjük szóban és írásban. Gyakori a szóbeli meghívás is, de ez inkább baráti körben, szűk körben rendezett alkalmakra vonatkozó meghívás. Ilyenek pl.:

• születésnapi buli,
• vadászat,
• ballagás,
• szalagavató,
• esküvő,
• koktélparti,
• garden-party,
• buffet-dinner,
• barbecua-party,
• happening-party,
• lakásszentelő stb.,
• leány- és legénybúcsú.

A hivatalos társadalmi alkalmakra szóló meghívást írásban készítjük. Ezeknek a meghívóknak szigorú szabályai vannak mind tartalmi, mind formai tekintetben. Ezek az események a protokoll élet területeit érintik, vagy a hivatali élettel kapcsolatos egyéb rendezvényeket. Az alábbi célból készíthetünk meghívót a hivatali élettel kapcsolatban:

• értekezlet,
• közgyűlés,
• kitüntetés átadása,
• jubileumi rendezvény,
• ünnepi alkalom,
• külföldi delegációval találkozó,
• kiállítás megtekintése,
• karácsonyi „fehér asztalos” vacsora,
• díszebéd, díszvacsora,
• állófogadás,
• munkaértekezlet,
• munkaebéd, munkavacsora stb.

A meghívó tartalma

A meghívó tartalmát a jellege, a meghívás célja határozza meg. Tekintettel arra, hogy nagyon sok különböző eseményre írhatunk meghívót, így a tartalmuk és a kivitelezésük is eltérő lehet.
Éppen ezeket a sajátosságokat követve, most csak az általános tartalmi elemeit soroljuk fel, amelyeket általában – a jellegtől és a meghívás tárgyától függetlenül – tartalmaznia kell:

• a meghívó fél vagy szervezet nevét,
• a meghívás tárgyát, az esemény jellegét,
• a meghívás tényét,
• a meghívás alkalmát, indítékát,
• a meghívás időpontját, helyszínt,
• a megjelenés feltételeit (protokoll szabályok betartása),
• a részvétel visszajelzését vagy lemondási lehetőséget.