Ismétlés

Ismétlésünk a hivatalos iratok témakörére vonatkozik. A hatósági, vállalati, vállalkozási és egyéb szervezetekhez, valamint az intézményekhez érkező vagy azok által készített hivatalos levelet és más műfajú iratot (pl. feljegyzést, jegyzőkönyvet, nyugtát, elismervényt, kötelezvényt) összefoglalóan hivatalos ügyiratnak nevezzük. Az ügyfelek közötti írásos kommunikáció eszközei.
Az egyszerű ügyiratok az irat megnevezéséből, az irat szövegéből, dátumból és az aláírásos részekből áll. A dátum mindig az iratszöveg után 1 sor kihagyásával kerül felírásra.

A hivatalos levél kötött szerkesztési formát igényel. Három részre tagolható: fejrész, főrész, zárórész. A fejrészben az iktatószám a iktatási rendszernek megfelelő iktatószámból és az évszámból áll. Az évszám után mindig pontot teszünk. A telephely a címzett címe vagy postacíme. A levélküldemény különleges jelzéseinél tüntetjük fel a fejrészben a postai utalások közül az Expressz! és Ajánlott! kifejezést. A levél tárgya a levél szövegének rövid összefoglalója. A hivatalos irat élőfejében elhelyezhetjük a küldő intézmény adatait (nevét, címét, telefonszámát, e-mailjét, faxszámát). Ebben az esetben cégjelzéses levélpapírra készítjük levelünket.

Tartalmi és formai szabályok

A hivatalos leveleknek kötött formai szabályai vannak. Ilyenek pl.: a címzett rész kialakítása. A címzett intézmény neve kerül elsőként felírásra, majd ezt követi a címzett személy és beosztása. A címzett telephelye vagy címe a neve után 1 sor kihagyásával kerül a lap bal oldalára. A telephelyet mindig aláhúzzuk. A telephely a címzett levelezési vagy postacíme. A postafiók száma után soha nem teszünk pontot.

Az irattározási adatok a levél jobb oldali részére kerülnek. A keltezést a címzettel egy sorban alakítjuk ki. A postai utalások is a fejrészben szerepelnek. Az Ajánlott!, Expressz! (Elsőbbségi) kifejezéseket alkalmazhatjuk ebben a részben. Ezeket mindig aláhúzzuk, felkiáltójelet teszünk a végére.

A tárgy mindig a levél tartalmának rövid összefoglalója. A végére soha nem teszünk pontot. A levél megszólítottja a tárgy utáni harmadik sorba kerül. A megszólítás után felkiáltójelet teszünk. A megszólítás közneves alakjait – ha vezetéknevet helyettesít – mindig nagy betűvel írjuk. Pl. Tisztelt Cégvezető!, Tisztelt Asszonyom! Tisztelt Uram! Tisztelt Tulajdonos!
A levél szövege alkotja a főrész nagyobb részét. Ebben a részben fejtjük ki bővebben mondanivalónkat a hivatalos stílus szókincséhez igazodva. A különböző gondolati egységeket bekezdésekre tagoljuk. A bekezdések között 1 sort hagyunk üresen.

A zárórész az üdvözlést és az aláírást (aláírásokat) tartalmazza. Ha több személy is aláírja a levelet, akkor a magasabb rangú írja alá először.