Minőségügyi kézikönyv összeállítása – útmutató a megoldáshoz
A minőségügyi kézikönyv: „dokumentum, amely meghatározza egy szervezet minőségirányítási rendszerét.” (ISO 9000:2000)
Tartalma:
• a vállalat bemutatása
• a vállalat minőségpolitikája
• a minőséget befolyásoló munkát szervező, irányító, végrehajtó, igazoló személyek felelőssége és hatásköre
• a kézikönyv szerkezetének átvizsgálására, módosítására, aktualizálására vonatkozó végrehajtási intézkedések
• a vállalatnál gyakran használt, de a szabványokban nem szereplő, minőségügyhöz kapcsolódó fogalmak magyarázata
• a vállalat által kiválasztott minőségbiztosításimodell leírása (amelyhez kapcsolódóan a kézikönyv is létrejön)
• minőségügyi eljárások és utasítások
• esetleg betűrendes tárgymutató, amennyiben szükséges
A minőségügyi kézikönyv elkészítését a felső vezetésnek kell eldöntenie és kezdeményeznie. A Kompetencia Szolgáltató Kft. vezetése elhatározta, hogy bevezetik az ISO 9001 minőségbiztosítási rendszert, melynek részeként elkészítik a Minőségügyi Kézikönyvet.
1.) Első lépés a minőséggel kapcsolatos eljárások, utasítások, dokumentációk összegyűjtése és minősítése (mennyire használhatók a későbbiekben). A Kompetencia Kft. tolmácsolással és fordítással foglalkozik. Meglévő dokumentumaik:
• Vállalkozói Szerződés minta fordításra
• Vállalkozói Szerződés minta tolmácsolásra
• Munkaszerződés minta
• Szervezeti Működési Szabályzat
• Leltárkészítési Szabályzat
• Pénzkezelési Szabályzat
A meglévő szerződésminták a későbbiekben is használhatók, mivel a jelenleg érvényben lévő jogszabályoknak megfelelnek. A számviteli szabályzatok szintén megfelelnek a jelenleg hatályos jogszabályoknak.
2.) A hiányzó eljárásokat el kell készíteni. Az elkészült és összegyűjtött anyagokat meg kell szerkeszteni, azaz el kell készíteni a kézikönyv tervezetét. Elkészítendő dokumentumok:
• Alkalmazottak kiválasztásának menete
• Vállalkozói szerződések megkötésének menete
• Minőségügyi átvizsgálások (belső auditok) menete
• Munkaköri leírások
• Pályázatok készítésének menete (EU, továbbtanulási stb.)
• Továbbképzési tervek, finanszírozási lehetőségek
3.) A tervezetet a felső vezetés átvizsgálja. Az esetleges hiányosságokért a létrehozó szervezet a felelős, ezért a javításokat, pótlásokat is ők végzik.
4.) A vállalat felső vezetője értékeli a javított, hiánytalan tervezetet. Jóváhagyása után össze kell állítani és ki kell adni a kész kézikönyvet. A kézikönyv a dolgozói létszámnak megfelelő példányban készül. Minden dolgozó személyre szabott példányt kap kézhez, az őt nem érintő részeket kihagyják.
A minőségügyi kézikönyv kidolgozása
A minőségügyi kézikönyv elkészítését a felső vezetésnek kell eldöntenie és kezdeményeznie. A kézikönyv kidolgozása kisebb vállalatok esetén is nagy feladat lehet (akár hónapokig is eltarthat), és igényel bizonyos szakmai tudást, ezért célszerű külső, e feladatra szakosodott szervezetre bízni a munka elvégzését.
1. Első lépés a minőséggel kapcsolatos eljárások, utasítások, dokumentációk összegyűjtése és minősítése (mennyire használhatók a későbbiekben).
2. A hiányzó eljárásokat el kell készíteni. Az elkészült és összegyűjtött anyagokat meg kell szerkeszteni, azaz el kell készíteni a kézikönyv tervezetét.
3. A tervezetet a felső vezetés átvizsgálja. Az esetleges hiányosságokért a létrehozó szervezet a felelős, ezért a javításokat, pótlásokat is ők végzik.
4. A vállalat felső vezetője értékeli a javított, hiánytalan tervezetet. Jóváhagyása után össze kell állítani és ki kell adni a kész kézikönyvet.
A kézikönyvvel kapcsolat későbbi feladatok:
• felülvizsgálatok előre meghatározott időben
• módosítások, melyet csak az előre meghatározott személy hagyhat jóvá
• érvénytelen részek hatálytalanítása
Minden példányt sorszámmal kell ellátni. A könyv tulajdonosának felelőssége, hogy a könyvet biztonságosan tárolja, de az arra jogosult személyeknek hozzáférhető legyen.
A minőségügyi kézikönyv tartalma
A minőségügyi kézikönyv: „dokumentum, amely meghatározza egy szervezetminőségirányítási rendszerét.” (ISO 9000:2000)
Tartalma:
• a vállalat bemutatása
• a vállalatminőségpolitikája
• a minőséget befolyásoló munkát szervező, irányító, végrehajtó, igazoló személyek felelőssége és hatásköre
• a kézikönyv szerkezetének átvizsgálására, módosítására, aktualizálására vonatkozó végrehajtási intézkedések
• a vállalatnál gyakran használt, de a szabványokban nem szereplő, minőségügyhöz kapcsolódó fogalmak magyarázata
• a vállalat által kiválasztott minőségbiztosítási modell leírása (amelyhez kapcsolódóan a kézikönyv is létrejön)
• minőségügyi eljárások és utasítások
• esetleg betűrendes tárgymutató, amennyiben szükséges
