Tananyag választó:
Elektronikus iktatás
Jegyzet szerkesztése:
Az iktatás történelme
Eszköztár:

A számítógépes iktatás kora

Az elektronikus iratkezelés elsősorban az elektronikus iratok keletkeztetésénél, és továbbításánál (e-mail), valamint az iratok elektronikus nyilvántartásánál jelentkezik, illetve ezekkel a funkciókkal váltották fel a manuális iratkezelést. A fizikai iratkezelés az elektronikus támogatással tehát sokat egyszerűsödött, manapság már elsősorban a fizikai iratok útjának követését, az illetékesek hozzáférésének lehetőségét, és a tárolását, illetve tárolásából adódó feladatok megoldását jelenti.
Az elektronikus iratok, az elektronikus ügyintézés elterjedésével szükségessé vált a kormányzatiszabályozás ezeken a területeken is. A jogszabályok elsősorban a közfeladatot ellátó szervekre vonatkoznak, de ezek a szabályozások a magánszervezetek számára is irányadóak lehetnek.

Félautomata iktatás

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek célja, hogy a papír alapú dokumentumokat átalakítsa könnyebben kezelhető elektronikus (digitális) formába, illetve a rendszerbe történő bevitelen túl biztosítsa a jogiszabályozásnak megfelelő tárolást, a könnyű visszakeresést, illetve esetleg segítse a dokumentumokhoz kapcsolódó ügyintézést. A papíros-dokumentumokat egy elektronikus dokumentumkezelő rendszerbe lapolvasóval/szkennerrel lehet “bevinni”. Az így képzett kép a rendszerben eltárolódik. A könnyű és egyszerű visszakeresés érdekében adatokat is kell rögzíteni, ezt a műveletet indexelésnek nevezzük. A visszakeresésre szolgáló felületek általában ezeknek az adatoknak alapján keresik vissza kívánt dokumentumot.

Papíralapú iktatás

A manuális iratkezelés fontos szerepet töltött és tölt be napjainkban is a szervezetek életében, de egyes részeit már a modern kor technológiája automatizálta, kivonatolta, viszont más részeit még mindig az emberi szellemi erőforrások tudják csak megfelelően ellátni. A továbbra is fizikai módon kezelendő iratok típusait a vállalatok, szervezetek egyénileg jogosultak meghatározni a törvényi vonatkozások figyelembe vételével.
A nagy tömegben keletkezett iratokat valamilyen módon nyilvántartásba kell venni, rendszerezni kell, hogy minél hatékonyabban valósulhasson meg az adatok visszanyerése, lehetővé téve a gyors és pontos ügyintézést. De ezek nemcsak a gazdálkodó szervezetekérdeke, hanem kötelessége is, hiszen törvényielőírásokban szabályozzák az iratok kezelését.
A fizikai iratkezelésben a csoportosítás, rendszerezés, tárolásmódszerét úgy kell kialakítani, hogy minél egyszerűbben azonosítani és visszakereshetővé lehessen tenni az iratokat.
A fizikai iratkezelés az iratokszervezethez való beérkezésétől vagy szervezetben való keletkezésétől az irattározásig, majd a selejtezésükig, esetleg levéltárba adásáig tart. Az ügyintézési folyamatokon túl az irattározáshoz kapcsolódóan a fizikai iratkezeléstémakörén belül kell foglalkozni az irattárak kialakításának, szükség esetén az irattári anyagok rendezésének, az irattári anyagok tárolási módjának (dobozok, polcok), irattári nyilvántartásának, továbbá szükség esetén az iratokszállításának kérdéseivel is.